Методика определения служебных функций
Зачем нужно определять служебные функции?
Стратегию (общую организационную цель), определяемую руководством, нужно ещё суметь провести через всю оргструктуру компанию, иначе она ничего не будет стоить. Достичь общей организационной цели можно, только разделив её на подцели. Но если мы каким-то образом соберём эту совокупность подцелей обратно, то мы никогда не получим исходную цель. Такое явление известно, как рассеивание целей, когда общефирменные цели, проходя через различные уровни организации, преломляются через личные и групповые интересы сотрудников и рассеиваются. Рассеивание целей – опасная организационная патология. Но можно ослабить это явление, максимально приблизить целей разных уровней к общей организационной цели. Существует 4 способа преодоления рассеивания целей:
работа с целями (стратегией) организации;
определение служебных функций, чтобы без потерь перевести общефирменные цели на уровень конкретных подразделений и сотрудников;
работа над мотивацией, чтобы система работала;
развитие организационной культуры.
Можно начинать с любого из этих 4-х способов, но определение служебных функций является главным инструментом конкретизации стратегии на всех уровнях. Мало кто умеет делать это качественно, хотя в решении этой задачи содержится огромный управленческий ресурс. Большинство руководителей считают, что у них с этим всё в порядке: положения о подразделениях и должностные инструкции у них написаны и лежат в соответствующих папках. Правда, часть руководителей всё-таки обеспокоена бесполезностью усилий, затраченных на написание этих текстов. Их характерная реакция на вопрос: а как у вас с положениями о подразделениях и должностными инструкциями? - "Вроде бы всё это есть, но не действует" или "Наверное, мы не умеем правильно их составлять, т.к. о них быстро все забывают".
Что такое служебные функции?
В организации должно действовать правило: все друг другу клиенты. В связи с этим каждое подразделение/сотрудник должны найти себе клиентов и работать на них, "продавать" им те "продукты", которые те запрашивают. Отсюда и определение служебной функции: это общефирменная цель, переведённая на уровень подразделения или сотрудника. Или иначе, с другой стороны, функция есть вклад подразделения и сотрудника в достижение целей фирмы.