Личные карточки: сроки хранения
Личную карточку создают работодатели на каждого сотрудника. Ниже в статье мы разъясним, в каких целях создается личная карточка, сколько по времени она хранится.
Какие сведения содержит личная карточка?
Личная карточка — документ, где отмечаются персональные данные о сотруднике и его:
трудовом договоре;
Ф.И.О., дате рождения;
гражданстве, месте рождения;
владении иностранными языками;
образовании;
специальности;
трудовом стаже;
семейном положении;
семейном статусе;
документе, удостоверяющем личность;
место проживания или регистрации;
номер телефона;
воинской обязанности;
кадровых перемещениях;
аттестациях;
повышении квалификации;
профессиональной переподготовке;
наградах;
отпусках;
льготах;
увольнении;
и другое.
Работодатель может сам разработать бланк карточки. Может использоваться одна из стандартизированных форм, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (с 2013 года этот бланк использовать не обязательно):
для госслужащих — № Т-2ГС(МС);
для других работников — № Т-2.
Личная карточка заполняется, в соответствии с документами, предоставленными сотрудником.
Какое время хранятся карточки?
На сроки хранения личных карточек для 2020 года распространялись следующие нормативы:
приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, утративший свою силу с 18.02.2020;
приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, вступивший в силу с 18.02.2020.
Приказом № 558 устанавливался единственный срок хранения личных карточек — 75 лет (п. 658). Сейчас он утратил свою силу. В Приказе № 236 отмечены два срока (п. 444, примечание 3 к Списку документов):
75 лет — срок хранения документации, которая была оформлена до 2003 года или относилась к госслужащим не на гражданской службе;
50 лет — для документации, делопроизводство по которой закончилось после 2002 года.
Если работодатель отправляет документацию, оформленную в период его рабочей деятельности, в госархив, то личные карточки по окончании отмеченных сроков подвергаются экспертизе ценности. После этого они могут быть переданы для постоянного хранения (такое же положение содержалось в Приказе № 558).
