Личное дело и номенклатура. Что это такое и откуда это взять.

Начнем с того, что законодательно не установлена обязанность введения номенклатуры и формирования личного дела. Подобная законодательно установленная обязанность есть только у государственных гражданских служащих (О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ). В Трудовом кодексе Российской Федерации такой  обязанности нет.

Что тогда делать и почему к номенклатуре и личным делам все-таки есть пристальное внимание. Здесь ничего сверхъестественного, документооборота любого в компаниях предостаточно, поэтому требуется систематизация и хранение.

Номенклатуру каждая организация разрабатывает и утверждает самостоятельно под свои нужны.

Номенклатура может быть общей с включением в нее номенклатуры по отделам. А может быть номенклатура общего делопроизводства, а номенклатура по отделам у каждого своя. Тут все зависит от того как удобнее и от политики компании. На моей практике, номенклатура кадровой службы, это отдельный элемент, но с исключениями. Например, приказы по организации включаются в общую номенклатуру и хранятся в общем делопроизводстве.

Давайте более подробно про номенклатуру кадровой службы, организации хранения документов и формирование личного дела.

Для начала нужно постараться взять во внимание, какие планы у организации по своему развитию и так скажем масштабированию.

Если компания небольшая или только открылась, в штат приняты всего несколько сотрудников, то систематизировать  особо нечего. И зачастую небольшие компании не хранят отдельно приказы по видам, личные карточки и т.д. А формируют личное дело и подшивают в личное дело все, что касается сотрудника, приказы в том числе. Это не является нарушением. Так тоже можно.

Тем не менее, лучше разработать и утвердить номенклатуру, а также разработать регламент или положение о порядке ведения кадрового документооборота, где будет отражен в том числе порядок формирования и ведения личных сотрудников. Зачем это все нужно, если компания небольшая? Компания будет расти, переделывать потом будет сложнее, чем делать сразу правильно, это также экономия времени в поисках нужного документа, тем более, что  сотрудники ответственные за кадровый документооборот имеют свойство увольняться.