Хранение трудовых книжек сотрудников: 5 главных правил

Хранение трудовых книжек (далее — труд.книжек) сотрудников является важной задачей для организаций, поскольку они содержат данные о рабочем стаже, должности и достижениях каждого сотрудника. Организация и обеспечение правильного хранения труд.книжек имеет решающее значение для соблюдения законодательства, предотвращения потери информации и обеспечения надлежащего учета трудовых данных.

Расскажем, какие правила помогут организовать систему хранения труд.книжек в организации, кто является ответственным за их сохранность и разберем основные возникающие ошибки.

5 правил по работе с трудовыми книжками сотрудников

Правило 1

В обязательном порядке делать регистрацию каждой трудовой книжки в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Правило 2

За сохранность и учет трудовых книжек назначается ответственный специалист.

Правило 3

Хранить полученные трудовые только в специально отведенном месте: сейфе, специализированном помещении или закрывающемся на ключ шкафу.

Правило 4

Невостребованными у своих владельцев трудовые книжки также хранятся в сейфе, но отдельно от трудовых действующего персонала.

Правило 5

Обратно сотрудник может забрать документ в следующих случаях:

• замена бумажной трудовой на ее электронную версию;

• увольнение из организации;

• оформление пенсии.

Кто назначается ответственным?

Чаще всего кадровик или делопроизводитель становятся ответственным за документы, связанные с трудоустройством, включая и труд.книжки.

В небольшой компании подобную функцию выполняет секретарь или бухгалтер, а большой — могут быть ответственны сразу несколько специалистов.

Если ответственный сотрудник не был назначен, то им автоматически становится руководитель компании.

Соответствующий Приказ составляется в произвольной форме, а назначенное лицо ознакамливается с ним под роспись.

В случае необходимости в должностную инструкцию могут быть внесены соответствующие изменения или составляется доп.соглашение к трудовому договору.

Согласно Приказ Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021 г. (далее — Приказ Минтруда №320н) ответственный специалист должен: