Каким образом следует подготовить кадровые документы, чтобы суд принял их в качестве доказательства

В статье можно ознакомиться с информацией, как работнику кадров выполнить задачи, которые поступают, как правило, от юридического отдела или руководителя компании. И речь не идет о том, что коллеги захотели переложить свою работу на чужие плечи. Дело в том, что грамотно составить и подготовить документы в суд при конфликте с трудным сотрудником без участия специалиста отдела кадров попросту нереально.

Хотя бы часть кадровых документов заверяйте нотариально

Зачастую вам будет нужно обращаться к нотариусу, чтобы заверить какие-либо копии документов. Работу нотариуса регулируют «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате», утв. Верховным судом 11.02.1993 № 4462-1, далее — Основы законодательства о нотариате. Заверенные документы, в свою очередь, могут понадобиться в суде, либо для оформления разрешения на работу для иностранного гражданина со статусом ВКС.

Перед тем, как отнести нотариусу документы для заверения, подготовьте их. То есть, очень внимательно проверьте их состояние. Если документы на бумажных носителях, то следует убедиться, что они не имеют следов подчисток или приписок. Также в документах нельзя зачеркивать слова. Еще одно требование гласит, что документ не может быть написан шариковой ручкой или карандашом, так как их можно довольно легко затереть (ст. 45.1 Основ законодательства о нотариате).

Текст оригинального документа должен быть такого качества, чтобы его легко можно было прочитать. Что касается прошивки, то на сегодняшний день прошивать документы не обязательно. Если документ содержит несколько листов, то их достаточно скрепить между собой. Обратите внимание, что скрепить документ можно любым способом, главное, чтобы исключались любые сомнения в его целостности (ст. 45 Основ законодательства о нотариате).

Подводя промежуточный итог, можно резюмировать: в документах, которые вы несете заверять к нотариусу, не должно быть никаких приписок, подчисток или зачеркнутых слов.

Тем не менее, если документ содержит в себе какие-либо недостатки, то лучше сообщить о них юристу предприятия. Какие-то недостатки юрист может признать несущественными для тех целей, для которых заверяется данный документ, поэтому нотариус его все равно заверит.