Какие документы можно перевести в электронный формат, а какие продолжаем вести в бумажном варианте?
Если обратиться к ФЗ от 24 апреля 2020 года № 122-ФЗ, который запустил второй эксперимент Минтруда с 05.05.2020 года. Изначальной целью было перевести все кадровые документы, которые оформляются на бумаге и (или) с которыми знакомят сотрудников под подпись, в электронный формат.
Организациям давалась полная свобода. Работодатели самостоятельно составляли перечень документов, которыми будут обмениваться с сотрудниками только в электронном виде. Эксперимент продлился до 15.11.2021 года, после чего были сделаны определенные выводы.
ФЗ-377 от 22.11.2021 г. установил возможность ведения электронного документооборота со всеми работниками организации, которые дадут на это согласие, без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
При доработке закона пришлось отойти от идеи полностью цифрового документооборота и подписания всех кадровых документов квалифицированной электронной подписью.
В результате в электронную форму нельзя перевести 3 вида документа:
акты о несчастном случае на производстве;
приказы (распоряжения) об увольнении работника;
документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Как это аргументируются со стороны госорганов?
Перечисленные выше документы являются, по их словам, «более чувствительными для работников документами». Сложность заключается в том, что сотруднику, например, при увольнении, будет трудно получить приказ об увольнении, т.к. могут закрыть доступ в информационную систему. Если возникнет спорная ситуация, то без этого документа он не сможет обратиться в суд.
Также сложности возникают с актом о несчастном случае на производстве. Иногда этот документ может содержать подпись государственного инспектора труда, который не имеет доступа к системе КЭДО организации.
Еще 2 документа, которые не попадают под действие ФЗ-377 от 22.11.2021 г.:
трудовые книжки;
сведения о трудовой деятельности работников.
Для них есть 439-ФЗ, который регулирует переход на электронные трудовые книжки.
Легко перевести в электронный вид следующие документы – заявления, уведомления, больничные листы и пр. Но такие документы, как трудовой договор, приказ о приеме на работу, заявление об отпуске с последующим увольнением, заявление о переводе, дополнительное соглашение о переводе, приказ о дисциплинарном взыскании, заявление об увольнении и приказ о прекращении действия трудового договора имеют высокий риск перевода.