Как заверять копии документов

В статье описан процесс заверения копий, выписок и оформления дубликата документа с учетом актуальных требований.

Как заверять документы при помощи “Копия верна”

Сотрудники вправе попросить у работодателя копию любого документа, связанного с их трудовой деятельностью. Важно отметить, что выданные дубликаты должны быть полностью идентичны с подлинниками, в том числе и по внешним признакам. Для этого удобно использовать ксерокс. Чтобы копия обрела юридическую силу, нужно уметь правильно заверять документы.

Правила заверения копий

Чтобы копия обрела юридическую силу, она должна содержать:

• слово “Верно”;

• должность руководителя компании или того, кто заверяет копию;

• подпись заверяющего;

• расшифровку подписи;

• дату заверения.

Когда работник запросил ксерокопию, чтобы предоставить ее в другую компанию, то нужно добавить в документ запись о местонахождении оригинала. Далее необходимо поставить печать организации. Она не должна быть нанесена на подпись лица, заверяющего документ.

Ответственный за заверение документов

Полномочия заверять дубликаты есть только у руководителя компании. И он может делегировать это полномочие остальным подчиненным, независимо от должности. Передать право заверять документы можно с помощью приказа или доверенности.

Документы, заверяемые подписью и печатью

Заверять нужной все копии, относящиеся к организационной или кадровой работе фирмы. К примеру, копии справок для гос. органов, учредительная документация. Без подписи и печати заверителя, документ не будет иметь юридической силы.

Документы, которые не заверяются

Не все копии можно заверить. Для начала нужно правильно оформить оригинал:

• он не должен содержать исправлений, приписок и помарок;

• должен быть разборчив, в нем не допускается наличие пустых, смазанных строчек, съехавших полей и других ошибок;