Как заполнять внутреннюю опись документов личного дела

Внутренняя опись – один из элементов личного дела сотрудника.

Личное же дело – это «досье» сотрудника, в котором собраны все документы, которые касаются непосредственно сотрудника и его трудовой деятельности.

Какую же роль играет внутренняя опись в личном деле?

Согласно п. 54 Приказа Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях" (далее по тексту - Правила) внутреннюю опись обязательно необходимо составлять для определенных категорий дел, в том числе и для личных.

Внутренняя опись документов личного дела необходима на этапе передачи персонального досье сотрудника на архивное хранение. Она помогает вести учет и систематизацию всех документов дела. Именно поэтому к ее заполнению необходимо подходить ответственно.

НО! Желательно ее включают в личное дело на этапе его формирования и заполнять по мере поступления в дело новых документов.

В Приложении №5 Правила разработан бланк внутренней описи. Можете использовать рекомендованный вариант или утвердить локальным нормативным документом свой вариант. См. Рис. 1

Как заполнить внутреннюю опись?

В макушке внутренней описи над табличной формой указывается номер дела, документы которого будут описываться. Далее заполняет в таблицу список документов личного дела:

• Номер документа по порядку.