Как запланировать расходы на корпоративное мероприятие

Ответственные за бюджет

Любой корпоратив требует определенных затрат. Поэтому одним из этапов подготовки к такому мероприятию является составления бюджета расходов. Как правило, бюджет составляет специалист службы персонала, ответственный за проведение корпоративных мероприятий. В зависимости от стандартов бюджетирования, установленных в организации, данный специалист может делать это самостоятельно, либо совместно с экономистом организации. Бюджет оформляют в произвольном виде. 

Статьи бюджета 

В зависимости от формата и масштаба мероприятия данный бюджет может содержать разные статьи, но, как правило, в него включают следующие расходы: аренда площадки; организация и проведение праздничной программы: стоимость сценария, услуг ведущего, диджея, оплата артистов и пр.; меню и банкетное обслуживание (кейтеринг); фото и видеосъёмка; PR-сопровождение; сувениры, подарки, призы и др. атрибуты награждений/поздравлений сотрудников; транспортное обслуживание (заказ автотранспорта для доставки аппаратуры, исполнителей, сотрудников, гостей и т.п.); охранные мероприятия и пр. Наиболее затратными статьями в порядке возрастания стоимости, как правило, являются аренда, кейтеринг и праздничная программа, особенно если для ее организации привлекают профессиональное event-агентство. 

Алгоритм подготовки бюджета 

После того как были определены четкие цели корпоративного мероприятия и обозначена примерная сумма бюджета, необходимо: рассчитать количество участников корпоратива; выбрать площадку для мероприятия и главного организатора (провайдера); разработать культурно-развлекательную программу; согласовать меню и определить стоимость кейтеринга; рассчитать стоимость подарков и другие дополнительные расходы; защитить и утвердить бюджет. 

Варианты бюджета 

Чтобы упростит и ускорить защиту бюджета перед бюджетным комитетом и (или) руководством рекомендуется подготовить три варианта бюджета: в минимальный включите предельно низкие суммы, вложив которые можно получить желаемый результат, но эта экономия все же отразится на качестве; в оптимальный – затраты, идеально сочетающие цену и качество; в максимальный – самые большие, но при этом разумные вложения, которые позволят добиться наибольшего резонанса и зрелищности мероприятия.