Как правильно заверить копию трудовой книжки
По заявлению работника работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки. Рассмотрим в статье, как правильно это сделать.
Правовая основа
Заверяете трудовую книжку руководствуясь «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Этот стандарт рекомендованный, но его стоит придерживаться, чтобы в дальнейшем избежать возможных спорных ситуаций. Эти споры могут возникнуть как с сотрудниками конкретной организации, так и вешними пользователями. Так же, можно нарваться на штраф ГИТ за неправильно заверенную трудовую книжку.
Чтобы получить копию, сотрудник должен обратиться в отдел кадров с письменным заявлением.
Основные причины, по которым может понадобится данная копия:
для получения кредита в кредитной организации. Такой документ может потребоваться для повышения вероятности одобрения займа;
при получении заграничного паспорта или визы;
в Социальный фонд России;
в службе занятости населения;
для начисления алиментов при расторжении брака;
при оформлении льгот и пособий. В этом случае копия нужна как подтверждение официального поста работы и предоставляется в государственное учреждение вместе с пакетом других документов.
Заверение трудовой книжки
После написания сотрудником заявления, в отделе кадров должны подготовить необходимый документ для выдачи. В зависимости от того, куда копия требуется нужно будет снять сканы либо всей книжки, либо конкретных страниц. При этом необходимо уточнить у сотрудника о количестве необходимых копий.
В соответствии с ГОСТом можно выделить два вида заверения. Если документ нужен для предоставления внутри компании, то на копии достаточно написать «ВЕРНО» или «КОПИЯ ВЕРНА», указать фамилию заверяющего лица, подпись с расшифровкой и дату заверения. При предоставлении в стороннюю организацию нужно указать, помимо этих данных, место хранение оригинала.