Как правильно составить штатное расписание
Штатное расписание-кадровый документ, который позволяет оптимизировать рабочие процессы и обеспечить эффективную работу команды. Работа со штатным расписанием – ответственный и сложный процесс, который требует внимательности и профессионализма со стороны кадровика или другого ответственного лица.
Какую информацию можно найти в штатном расписании?
Штатное расписание определяется как обязательный документ, отражающий кадровый состав той или иной организации. В нем прописывается должность (профессия) каждого сотрудника и сведения о его квалификации.
Штатный график содержит полную информацию о штате сотрудников организации и является одним из важных кадровых документов, а значит имеет высокую значимость для проверяющих органов, особенно для трудовой инспекции.
Штатное расписание оформляется согласно трудового законодательства и нормативной документации организации.
Согласно ч.2 ст. 57 ТК РФ если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике.
Штатное расписание, в котором были неверно указаны должность или специальность работника, может создать проблемы с оформлением льготных пенсий.
Для предоставления льготной пенсии важно соблюдать следующие пункты:
запись в трудовой книжке работника (бумажной/электронной) должна соответствовать должности, утвержденной организацией;
данные должны соответствовать Спискам №1 и №2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, определяющих круг лиц на получение льготной пенсии.
Можно ли обойтись без штатного расписания?
Парадокс: штатное расписание не является обязательным документом, но налоговая и трудовая инспекции обязательно запросят его в случае проведения проверки. Так как ст. 15,57 ТК РФ упоминают этот кадровый документ, то контролирующие органы вправе запрашивать его у проверяемых организаций.
Если компания планирует провести ряд увольнений сотрудников по причине сокращения кадрового состава, то штатное расписание поможет обосновать увольнение. Согласно ст. 179 ТК РФ работодатель должен ознакомить сотрудника, попавшего под сокращение, с открытыми вакансиями в компании. Все вакансии отражены в штатном расписании, что позволяет работодателю чувствовать себя защищенным, особенно в том случае, если уволенный работник решит подать в суд на неправомерность действий работодателя. Если же документа в организации не будет, дело может стать проигрышным.
Формируем штатное расписание
В связи с внесением изменений данных работников, а также для выполнения сверки штатное расписание требует ежегодной выверки. Самое подходящее время для работы с ним - начало года. Если нормативный документ организации разрешает выполнять текущую работу со штаткой в течение года, то вносить правки и коррективы можно сразу, не дожидаясь очередной сверки данных.
Постановление №1 Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. содержит готовую стандартную форму № Т-3 для составления штатного расписания. Но работодатель может использовать и индивидуальную форму для штатного графика, утвержденную локальным документом организации.
Правила составления штатного расписания
Как было сказано выше, если ваша компания использует унифицированную стандартную форму № Т-3, то следующие правила заполнения штатного расписания помогут вам сделать это грамотно и быстро.
Правильно заполняем строку данных работодателя.
Название компании/организации должно совпадать с тем наименованием, что указано в основных учредительных документах.
Графа "Код": необходимо указать восьмизначный код, соответствующий ОКПО.
Проставляем дату и номер документа.
Номер штатки и дату, когда формировался документ, записываем следующим образом: чч.мм.гггг (число месяц год).
Если локальный нормативный документ определяет срок действия штатного графика, отметьте период, в который документ будет являться действительным.
Заполняем иные пункты формы штатного расписания:
наименование подразделения пишется полностью в соответствие с классификатором подразделений, сокращения не используются. В случае отсутствия классификатора, то запись ведется по алфавиту или по возрастанию/убыванию;
название структурного подразделения, сотрудники которого имеют право на привилегии в виде льгот (социальных, трудовых и т.п.), пишется согласно определяющей документации (классификаторы, справочники и т.д.);
код указывается согласно классификаторов. В случае их отсутствия, коды можно записать по алфавиту, по возрастанию/убыванию и другим видам ранжирования;
должность сотрудников, их квалификационная категория/разряд, пишутся полностью. Составление штатного расписания начинается следует начать с руководителя и закончить обслуживающим/техническим персоналом. Трудовой кодекс напоминает: у рабочих есть профессии, а у служащих есть должности;
количество трудовых единиц указывается отдельно по каждой категории;
оклад или тарифная ставка проставляются в размере зарплаты за полный месяц в рублевой валюте.
Премии и другие виды стимулирующих выплат
Пункты 6-8 заполняются данными о различных видах выплат, установленных законодательством или работодателем лично.
Пункт "Всего" заполняем, указав суммарную величину граф 5-8, помноженную на количество штатных единиц.
Пункт "Примечания" заполняются только в случае необходимости.
Заполняем графу "Итого"
Пункт "Итого" нужно указать общее количество кадрового состава и итоговую сумму выплат по всем перечисленным позициям, включая надбавки. Эта сумма составляет фонд месячной заработной платы.
Кроме составителя, штатное расписание подписывают главный бухгалтер и работодатель.
Утверждаем штатное расписание
Составленный штатный документ не может считаться законным, пока не был выпущен Приказ о его утверждении. Более того, номер и дата принятия Приказа обязательно пишутся в "шапке" штатного расписания.
Приказ должен быть подписан руководителем организации, после чего производится регистрация Приказа об утверждении штатного расписания в журнале регистрации. Присвоенный регистрационный номер указывается в самом документе об утверждении.
Несложный порядок действий позволит составить штатное расписание организации согласно трудового законодательства и не вызовет спорных вопросов со стороны контролирующих органов.
Комментарии 0