Как правильно разработать, составить и утвердить график документооборота
Обработка документов должна осуществляться по определенному графику, который является внутренним локальным нормативным документом организации и определяет порядок передвижения документов между различными структурными подразделениями. Давайте рассмотрим процесс составления и утверждения графика, а также последствия, если данный этап будет пропущен.
Крупные компании обрабатывают значительное количество документов. Структурные подразделения издают и обрабатывают стандартные и специфические виды документов, необходимых для поддержки их деятельности. Сотрудники обязаны своевременно создавать, исполнять, передавать на хранение и уничтожать каждый вид документов. Во избежание упущения важных сроков и точного регламентирования процедур по исполнению документов и необходимо разработать график документооборота. Особенно важно правильно и точно в срок обрабатывать документацию по кадрам, бухгалтерии и финансам, учитывая, что часто сроки исполнения устанавливаются на уровне законодательства.
График документооборота представляет собой установленный порядок передвижения документов внутри организации. В состав графика входят следующие пункты:
перечень документов;
план по перемещению данных документов внутри организации;
ответственные лица;
сроки исполнения.
Можно разработать график для каждого отдела или подразделения, а затем объединить их в общую схему для всей компании. График документооборота по кадровым вопросам разрабатывается и утверждается в соответствии с Положением и Инструкцией по документообороту. В этом графике указывают, кто будет нести ответственность за разработку и оформление документов, а также устанавливают сроки для их передачи для исполнения. График является ключевым элементом системы внутреннего контроля в организации и считается важным показателем ее надежности. Аудиторы вынесут положительное решение по организации, в которой такой график составлен.
График документооборота, закрепленный в учетной политике организации, необходим для: