Как правильно прошить трудовой договор
Обязательно ли прошивать трудовые договоры? Таким вопросом нередко задаются кадровики. Ответ же на него будет зависеть от того, с какой целью они используются. ТК РФ не устанавливает обязанности прошивать договора для внутреннего хранения. Такая обязанность в частности возникает, если договор подлежит отправке в суд или архив. Из статьи вы узнаете, как правильно прошиваются заключаемые с работниками договора и в каких случаях это необходимо делать.
Когда трудовой договор требует прошивки
В ст. 67 ТК РФ четко говорится, как именно заключается трудовой договор (ТД):
в письменной форме;
в 2-х экз. (один из которых отдается сотруднику, а второй хранится в учреждении);
каждый из экземпляров договора подписывается обеими его сторонами (работником и работодателем).
Также на экземпляре работодателя работник ставит свою подпись, подтверждая тем самым, что свой экземпляр документа он получил. Требований же относительно необходимости прошивать, нумеровать и заверять ТД, законодательством не установлено.
Прошивать такие договора, как и любые другие документы, следует в случае отправки в контролирующие органы и другие структуры. Среди них ФНС, Социальный фонд, Центральный банк, Прокуратура, нотариус, архивная служба и пр.
Для внутреннего хранения это делать не обязательно, поэтому каждый работодатель сам решает, прошивать договора или нет. Если документ включает много листов его сшивают, чтобы избежать их возможной утери или подмены. В случае возникновения спорной ситуации разночтения в документах не всегда будут трактоваться в пользу работодателя, также не всегда получится доказать принадлежность того или иного листа к ТД, если он не прошит. Нередко такую ситуацию решают путем подписания каждой страницы документа, а не только последней. Но если один из листов договора будет утерян, это не поможет.
Иногда договора сшивают, если к ним сразу составляется дополнительное соглашение или должностная инструкция. В этом случае все документы прошиваются вместе, листы нумеруются, а последний заверяется. Такой способ поможет работодателю обезопасить себя от недобросовестных действий работника, который надумает сказать, что в договоре был другой текст или что он не был ознакомлен с должностной инструкцией.