Как правильно пронумеровать и прошнуровать журнал?

Разные организации регулярно используют в своей деятельности разнообразные журналы и книги учета. На предприятиях часто бывает так, что количество журналов достигает десятка и даже более. В обязанности специалистов отдела кадров входит поддержание таких документов в надлежащем состоянии, обеспечение точности и своевременности записей, а также обработка информации с учетом действующего законодательства и корпоративной политики компании.

Очень важно не допустить утерю листов. Для этого следует скрепить их так, чтобы они не только прочно держались, но и соответствовали нормам, которые нужны для принятия журналов архивами или другими государственными органами. Подробную информацию, как это сделать вы найдете в этой статье.

В каких источниках указаны правила, согласно которым следует нумеровать и прошивать документы?

В действующем законодательстве нет общей нормы, которая бы определяла правила нумерации и прошивания журналов. На данный момент все зависит от формы и предназначения самих документов. При ведении большинства из них необходимо придерживаться правил, предусмотренных ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта № 1185-ст от 17.10.2013, и утвержденным Росархивом Методическим рекомендациям по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016

В случае, когда вам нужно предоставлять журналы в четко указанные госорганы, следует ознакомиться с правилами, определенными в самих этих учреждениях. Обычно так указаны конкретные требования к оформлению документации, включая информацию о том, как правильно её пронумеровать и прошнуровать. Если вы решите не соблюдать данные требования, документацию просто не примут.

Примерами таких нормативных актов являются:

• Приложение № 18 к Приказу ФНС России № ММВ-7-2/628@ от 07.11.2018 — для предоставления документации в налоговую;

• Приложение № 20 к Методическим рекомендациям, утв. Приказом Росархива № 199 от 24.12.2020 — для сдачи журнала в архив;