Как организовать офисные корпоративные мероприятия

Виды офисных мероприятий

К офисным корпоративным мероприятиям относят мероприятия, которые проводят непосредственно на рабочих местах сотрудников (в офисе) и носят регулярный характер.

К наиболее распространенным офисным мероприятиям относят:

введение дресс-кода;
проведение производственной гимнастики;
создание корпоративной библиотеки;
создание кружков качества;
традиционное празднование личных событий сотрудников (дни рождения, проводы на пенсию, свадьбы и т.д.);
внедрение общих правила поведения коллег на рабочих местах (соблюдение тишины, правил обращения к коллегам, к руководству и пр.).

Данные мероприятия влияют на правила поведения сотрудников в организации, корпоративный дух, общий климат в коллективе.

Дресс-код

Корпоративный дресс-код – это свод правил и рекомендаций о том, как сотрудникам представительских профессий следует выглядеть в конкретных ситуациях делового общения. Дресс-код – это продолжение корпоративной культуры организации. Внешний вид сотрудников многое может сказать об организации: показать состояние дел в ней, уважение либо, наоборот, пренебрежительное отношение к клиентам, партнерам.

При использовании в организации дресс-кода много плюсов, например:

деловой стиль одежды подчеркивает такие качества личности, как надежность, серьезность;
строгая деловая одежда дисциплинирует, настраивает на работу;
клиенты и партнеры воспринимают деловой внешний вид персонала как признак успешности организации;
сотрудник, придерживающийся дресс-кода, невольно более строго следует и другим правилам;
общий стиль в одежде, а в еще большей степени единая форма, объединяет сотрудников, способствует формированию общности, команды.

Офисный дресс-код может быть разным: очень строгим, даже жестким, без всяких послаблений и, наоборот, с минимумом требований. Однако есть общие правила, которые необходимо соблюдать независимо от жесткости дресс-кода: это опрятность, закрытая одежда, выдержанность ее в едином стиле, умеренность в количестве и размерах украшений.

Если целью введения дресс-кода является решение задачи кардинально изменить внешний вид и одежду сотрудников, то рекомендуем вводить новые требования поэтапно. Для начала составьте перечень нововведений в одежде и внешнем виде сотрудников, и разделите их на группы по важности, например, обязательные, важные, менее важные, дополнительные. Часто перечень составляет инициатор введения дресс-кода (возможно сам руководитель организации, возможно руководитель службы персонала). В любом случае руководитель организации должен одобрить выбор офисного стиля своих подчиненных.

Далее сделайте анализ утвержденного перечня нововведений и оцените возможные реакции коллектива на то или иное изменение.

Для понимания реакции сотрудников можете провести опрос, уточнить у коллектива, что они считают приемлемым, а что нет. Данный опрос может повлиять на перечень обязательных и важных требований к дресс-коду, а может повлиять только на очередность их введения. Это зависит от решения руководства организации. При этом учтите, что для многих сотрудников одежда – это способ самовыражения и жесткость в изменении стиля может привести к сильному сопротивлению в коллективе, что не сможет не отразиться на лояльности сотрудников к руководству и качеству их работы. Новый дресс-код не должен демотивировать сотрудников.

На основании анализа возможной реакции составьте очередность введения правил, при этом используйте следующее правило – первые требования к внешнему виду, которые будут объявлены сотрудникам, не должны менять образ кардинально и вызывать бурной реакции, они должны быть приняты практически без сопротивления.

Чтобы выполнить это правило рекомендуем в первую очередь ввести такие нововведения в офисном стиле одежды, которые не буду требовать от сотрудников дополнительных крупных финансовых затрат, например достаточно сделать ударение на опрятность, более закрытые формы одежды (без тонких подробностей), исключить яркие и крупные аксессуары, цвета и орнаменты в одежде.

При этом сформулируйте новые правила дресс-кода в таком виде, чтобы сотрудники понимали цель дополнительных требований к ним, считали ее логичной. Важно информацию донести в понятном и не агрессивном виде, без жесткого давления, но с четким обозначением, что это правила корпоративные и все должны их соблюдать.

После того как коллектив принял новые правила, примерно через месяц, два, введите более серьезные и обязательные правила дресс-кода. Если новые правила будут требовать полностью поменять гардероб сотрудников, то объясните сотрудникам что данные правила вводятся с сегодняшнего дня, но проверять и наказывать за их неисполнение администрация организации будет по прошествии, например, двух месяцев. Этого времени хватит, чтобы сотрудники морально и подготовиться и без финансовых проблем приобрести новую соответствующую одежду.

Учтите, что главным примером правильного дресс-кода должны быть руководство организации и сотрудники службы персонала. Невозможно заставить людей спокойно и безропотно изменить свой стиль, когда первые лица организации не соблюдают основные корпоративные требования к своему внешнему виду.

Какие меры наказания за несоблюдение правила дресс-кода ввести для сотрудников организации, определите самостоятельно. В любом случае меры должны быть в рамках законодательства РФ.

Производственная гимнастика

В том случае если в организации основная масса сотрудников работают основное свое время в одной и той же позе, например, сидя за компьютером, или стоя возле конвейера, то рекомендуем проводить с сотрудниками производственную гимнастику. Например, утром в самом начале рабочего дня проведите десятиминутную гимнастику, в обеденное время еще раз поднимите сотрудников на пятиминутную зарядку. Для этого из числа активных, спортивных сотрудников, которые поддерживают идею зарядки, выберите несколько ведущих спортивных упражнений.

Стремитесь ввести занятие гимнастикой в обязательную корпоративную традицию, только это условие приведет к ожидаемым результатам – улучшению здоровья сотрудников, единению коллектива, организации запланированного отдыха, после которого повышается производительность сотрудников и т.д.

Возможно, в первое время внедрения производственной гимнастики персонал будет проявлять сопротивление или бездействие, в этом случае стоит заручиться поддержкой у авторитетных сотрудников, уважаемых в коллективе и проявить терпение и мягкую настойчивость, сотрудники со временем привыкнут.

Корпоративная библиотека

Создайте в организации корпоративную библиотеку. Это позволит оптимизировать затраты на обучение персонала, а также проявить заботу о досуге сотрудников. Для этого необходимо:

определить какие задачи будет решать библиотека (будет ли она сформирована из профессиональной литературы или дополнена художественной);
назначить ответственного за комплектованием фонда и организацию деятельности библиотеки;
выделить помещение для книгохранилища и обслуживания сотрудников, выбрать мебель (стеллажи, стойки);
разработать систему учета книг и пополнения книжного фонда, разработать электронную базу книг;
разработать правила пользования библиотекой, принципы ее обслуживания;
информировать сотрудников об открытии библиотеки, по желанию и возможности, провести торжественное открытие;
периодически (раз в квартал, полугодие) проводить ревизию библиотечного фонда.

Включите в обходной лист организации отметку об отсутствии задолженности сотрудника перед библиотекой.

Кружки качества

Одним из мероприятий, которое позволяет внедрить единые правила и нормы поведения сотрудников на рабочих местах, усиливает контроль над качеством работы, развивает корпоративную культуру организации, является создание в организации кружков качества.

Решение об организации кружков качества принимает высшее руководство организации, при этом часто целью ставят:

повысить качество и контроль качества товара и услуг;
сформировать у сотрудников позитивное отношение к работе;
увеличить мотивацию при помощи создания поля для свободы действий и круга общения;
создать глубокую идентификацию сотрудника с предприятием;
повысить управляемость процесса работы;
увеличить производительность труда.

Основные темы, которые рассматривают и решают кружки качества:

качество: исключение причин выпуска продукции низкого качества, улучшения качества изделий; предотвращение возможности рекламаций, уменьшение разброса показателей и стабилизация уровня качества;
оборудование: предотвращение поломок, механизация, совершенствование инструмента, оптимизация расстановки оборудования и последовательности операций;
расходы: сокращение затрат, снижение количества человеко-часов, эффективное использование рабочего времени, сокращение времени обработки, экономия сырья, материалов и энергии; уменьшение затрат на единицу продукции;
эффективность: рост производительности труда, увеличение выпуска продукции, сокращение простоев оборудования, уменьшение объема вспомогательных средств, сокращение сроков поставки готовой продукции;
контроль и управление: использование методов и средств стандартизации, совершенствование организации труда, выявление «контрольных точек» в процессе производства, требующих постоянного внимания; предотвращение часто встречающихся ошибок, надзор за технологическими процессами, стандартизация производственных операций;
безопасность: соблюдение правил техники безопасности, содержание в порядке рабочего места, совершенствование производственной среды.

Процесс организации кружков состоит из нескольких этапов:

Во время подготовительного этапа необходимо:
- обучить и организовать стажировку навыкам работы кружков качества сотрудников организации, желающих участвовать в работе данного кружка (семинары, конференции, тренинги, стажировка в организациях, где уже работают кружки качества);
- провести пропаганду создания кружка среди остальных сотрудников организации (проводят ранее обученные сотрудники, руководство организации, специалисты службы персонала и отдела охраны труда);
- создать комитет по кружкам качества численностью от 5 до 15 сотрудников из представителей высшего и среднего звеньев управления, инженерно-технического персонала, профсоюзных деятелей;
- организовать работу комитета: определить цели программы, выработать общую политики ее внедрения, составить необходимые документы, обеспечить ресурсами, выработать рекомендаций по дальнейшему расширению сферы действия программы, решить проблемы, возникающих в ходе организации кружков;
- создать первые экспериментальные кружки из членов комитета (оптимальное число членов кружка четыре–шесть человек);
- проверить готовность к внедрению кружков качества: проверить организационное обеспечение программы, согласие высшего руководства к принятию предложений, поступающих от рядовых сотрудников, достаточность времени, уделяемого подготовке программы, и финансовых средств на ее обеспечение, желание персонала участвовать в кружках, результаты обучения.

Уделите особое внимание содержанию программы обучения членов кружков качества.

Обучите организаторов и лидеров кружков (собственными силами и (или) с привлечением внешних консультантов) основам статистических методов контроля качества, построению ведения контрольных карт, различным методам анализа и решения проблем. Основное внимание уделите изучению «семи инструментов контроля качества».

Кроме технических дисциплин, включите в программу обучения социально-психологические методы: правила коммуникаций, ведения дискуссий, способы повышения умения «слушать», методы развития творческой инициативы, преодоления трудностей и изменения негативных личностных установок, разрешения конфликтов, избежания стрессов, методы мотивации труда.

Также включите в программу – обучение административным процедурам: умение правильно вести инструктаж, составлять повестку дня, организовывать работу совещания, вести протокол, оформлять результаты работы кружка для представления их руководству.

Во время этапа внедрения и функционирования кружков необходимо:
- обучить в первые четыре – шесть месяцев членов кружка основам статистических методов контроля качества и различным методам решения возникающих;
- далее периодически курировать самостоятельную работу кружков, в процессе которой члены кружка обсуждают проблемы, относящиеся к обеспечению качества своей работы, находят их решение и представляют результаты на рассмотрение руководства.

Те кружки, которые оказываются в состоянии обрести механизм внутренней самомотивации, превращаются в устойчивый, длительно функционирующий механизм. Другие же проходят свой жизненный цикл и либо превращаются в вялый формальный коллектив, работающий без интереса и энтузиазма, либо распадаются.

На этапе обеспечения долговременного и успешного функционирования кружков качества вся ответственность за работу кружков возлагается на членов кружков и совет руководителей, который избирают на общем собрании членов кружков сроком на один год. Совет координирует планы кружков, проверяет их работу.

Для обеспечения успешной работы кружков качества стремитесь выполнить условия плодотворной работы кружков, представленные ниже:

Добровольность участия. В Японии участие в кружках – добровольное дело, однако ведется обширная пропаганда престижности такого участия.
Регулярность. Кружки должны собираться не реже одного раза в две недели, лучше – раз в неделю.
Отклик руководства на работу участников кружков. Для участников важно знать, принято его предложение к реализации или отклонено (если отклонено, то почему).
Реальная поддержка кружков высшим и средним звеном руководства организации.
PR-поддержка системы качества.
Стимулирование за активное участие в работе кружка, разработку предложений, которые нашли применение, как материальное, так и нематериальное, например, возможность обучения и профессионального роста.
Создание творческой открытой атмосферы при работе кружка.
Участие самых опытных и уважаемых сотрудников в деятельности кружка.