Как использовать каналы внутрикорпоративного общения

В организации существуют специальные коммуникационные корпоративные мероприятия, направленные на своевременное выявление и решение возникающих внутри коллектива проблем или вопросов, связанных с нехваткой или искажением поступающей и исходящей информации о процессах в организации.

Решить такие проблемы можно с помощью специальных программ, которые реализуют внутрикорпоративное общение, облегчают обмен информации между сотрудниками разных подразделений, руководителями и сотрудниками, руководителями разных подразделений. В основном коммуникационные мероприятия проводят с целью:

• ознакомить сотрудников с целями, задачами и планами организации;

• дать сотрудникам обратную связь об их действиях и результатах;

• проконсультировать сотрудников по поводу отрицательных, острых или противоречивых вопросов;

• стимулировать постоянное и результативное двустороннее общение руководства с подчиненными;

• оперативно информировать сотрудников о наиболее важных делах и решениях;

• установить духа творчества и новаторства;

• сократить период адаптации новых сотрудников;

• оказать социальную поддержку сотрудникам, показать значимость их мнения и участия в работе организации в целом и т.д. 

Для реализации коммуникационных мероприятий используйте следующие каналы внутрикорпоративного общения:

• общие собрания и личные встречи сотрудников с руководством (собрания, совещания, пятиминутки и т.д.)

• доска объявлений (общая, по отделам, на корпоративной портале);

• корпоративный портал (внутренняя корпоративная электронная сеть (Intranet));

• корпоративные СМИ.

Встречи руководства с сотрудниками

Регулярно устраивайте личные встречи руководства с рядовыми сотрудниками. На встречах организуйте обсуждение рабочих вопросов, волнующих сотрудников, а также стратегических целей и реформ организации.

Данные встречи, дают информацию «из первых рук» и при грамотной организации являются для сотрудника наиболее эффективным источником получения управленческой информации. Возникающая при встрече эмоциональная связь между сотрудниками и руководителем усиливает лояльность сотрудников и влияет на общий процесс работы организации.

Встречи важно проводить в комфортной для всех участников неофициальной обстановке.

Организовать встречи руководства с сотрудниками можно несколькими способами:

• руководство организации приходит к сотрудникам на их рабочее место (цех, кабинет), где проводится беседа;

• группу сотрудников приглашают на встречу с руководством, при этом место встречи выбирают на нейтральной территории (конференц-зал, переговорная и т.д.);

• руководство отвечает на вопросы, предложения, замечания сотрудников на «Директорском форуме» внутрикорпоративного сайта (ответы могут быть доступны всем желающим или отправлены непосредственно автору, при этом автором вопроса может быть как один сотрудник, так и группа).

Способы организации встречи могут дополнять друг друга, например, ежемесячно можно проводить встречи с персоналом и ежедневно работать на форуме.

Как увеличить эффективность встреч руководителей высшего звена с сотрудниками организации

Для увеличения эффективности встреч руководства с персоналом рекомендуется:

• проводить встречи регулярно (ежемесячно, ежеквартально, по мере накопления вопросов, но не реже определенного срока);

• приходить руководителю на встречу заранее и до начала официальной беседы в разговоре с сотрудниками на отвлеченные темы создать атмосферу доверия, участия и симпатии;

• попросить сотрудников до встречи подготовить вопросы заранее в печатной форме без указания фамилии автора (для соблюдения анонимности в случае необходимости);

• постоянно вовлекать аудиторию в диалог;

• регламентировать время на вопросы и ответы, а также общее время на встречу (не более одного часа);

• благодарить сотрудников за инициативу и активность, поощрять за достойные идеи и предложения;

• регулярно менять состав сотрудников для встреч, приглашать новых сотрудников. 

Доска объявлений

Используйте доску объявления как дополнительный источник информации для сотрудников. Достоинство доски объявлений – оперативность воздействия на мнение и поведение малых групп, высокая степень персонализации обращения.

Поддерживайте дух корпоративного единства в коллективе, размещая на доске объявления поздравления от имени руководства, соболезнования, объявления о корпоративных акциях и пр. Учтите, приказы, распоряжения и иная управленческая документация, размещенная на доске объявления, по соседству с информацией развлекательного или личного характера, например, приглашение на корпоративное мероприятия, объявление клуба по интересам, частные объявления и т.д., часто приобретают менее формальный характер, что уменьшает сопротивление в коллективе при его введении в действие.

Если есть возможность, создайте доску объявлений на внутрикорпоративном сайте, доступ к которой предоставьте всем сотрудникам организации. Электронная доска объявлений, помимо повышенной интерактивности, позволит дополнительно привлечь внимание сотрудников к важным документам типа нормативов и инструкций, которые при размещении на обычной доске сотрудниками практически не изучаются.

Для оценки специфики корпоративного общения в коллективе сделайте анализ содержания доски объявления

Доска объявлений точно моделирует специфику корпоративного общения коллектива организации: набор объявлений, их тематика, периодичность, дизайн четко определяют круг вопросов, выносимых руководством для спешного информирования. В то же время ответственные объявления показывают, насколько эффективна обратная связь взаимодействия руководителей и подчиненных.

 Корпоративный портал 

Корпоративный портал (интранет-сайт) – это внутренний сайт организации, имеющий большое количество всевозможных сервисов. Данный портал доступен только в рамках локальной сети организации, включая удаленные филиалы (intranet) или как портал в сети интернет, требующий авторизации при входе (extranet). Основная задача корпоративного портала – предоставить доступ к информации, относящейся к производственным процессам организации или связанной с ними. В зависимости от сферы деятельности организации и задач внедрения, он помогает выполнять разные функции и задачи. Используйте корпоративный портал для предоставления сотрудникам оперативной и полной информации о корпоративных изменениях и нововведениях в уставе, регламентах, о новых положениях, приказах руководства, акциях, новых и уволенных сотрудниках, планах мероприятий, уведомления о дне рождения коллег и пр. Введите функцию скачивания шаблонов документов и нормативных актов организации, с дальнейшим протоколированием кто, когда, откуда скачал.

Рекомендуется, по аналогии с социальными сетями, дать сотрудникам возможность создавать на портале личные профили, в которые они самостоятельно, отталкиваясь от своих должностных обязанностей и компетенций, могут внести информацию личного и профессионального характера (должность, компетенции, номер кабинета и как пройти, опыт, образование, личные увлечения, описание интересных проектов, дата рождения и т.д.). Также профиль позволит сотрудникам сохранять наиболее интересную и нужную информацию, документы, вести блог, чаты, подписаться на необходимые сервисы: библиотеку, планы работы сотрудников своего отдела, график отпусков, поступление внутренней документации – приказы, распоряжения, положения, регламенты и пр.

Имея профиль в корпоративном портале, сотрудники могут выкладывать свои фотографии, а их коллеги комментировать, обмениваться мнениями и «лайкать». Это компенсирует нехватку общения, которую ранее они искали в сети, а также способствует укреплению корпоративного духа. 

Для удобства пользования рекомендуется создать функцию поиска сотрудника и его координат в офисе по ФИО, названию подразделения, телефону и т.д. Эта функция особенно удобно для новых сотрудников в период их адаптации. Если в организации еще нет своих мессенджеров (MSLink, ICQ и пр.) можете на портале организовать дополнительную функцию с возможностью сотрудникам получать личные сообщения, общаться, проводить конференции и видеосвязь. Это даст возможность сотрудникам не прибегать к помощи сторонних сервисов (Skype, QIPи пр.), обеспечит вовлеченность компетентных специалистов в рабочий процесс, позволит принять оптимальное решение за короткий промежуток времени, сократив процесс согласования. Выбор сервисов и возможностей портала индивидуальны для каждой организации, так как зависят от потребностей организации, ее вида деятельности, количества сотрудников и пр.

Корпоративные СМИ 

Корпоративные средства массовой информации издаются организацией с определенной периодичностью для поддержания контакта с сотрудниками и с широкой общественностью. Корпоративные СМИ являются неотъемлемой частью корпоративной культуры и одним из важнейших средств внутренних коммуникаций. Используйте корпоративные издания для: 

• реализации идей руководства организации с целью стратегического управления бизнесом;

• формирования доверия между руководством организации и сотрудниками;

• улучшения коммуникации сотрудников организации; 

• расширения клиентской базы; 

• формирования рынка для продукции (услуг) организации;

• позиционирования в предметной области деятельности организации.

Для большей эффективности рекомендуется включать в кооперативное издание следующие темы:

• цели, задачи и принципы организации, приказы и распоряжения руководства с комментариями и разъяснениями, информация и развенчание слухов о высшем руководстве;

• структурные перестройки (реорганизация) организации;

• модернизация оборудования;

• переход на выпуск новой продукции;

• финансовые успехи (прибыль, убытки);

• вакансии, увольнения, назначения;

• рост зарплаты;

• изменение внутреннего распорядка, условий труда;

• возможное сокращение штатов, его масштабы и последствия;

• переподготовка кадров и т.д.

Важным условием корпоративного издания являются легкость чтения и понятность содержания.

Корпоративные издания могут выпускаться как собственными силами сотрудников организации, так и с привлечением сторонних организаций, специализирующихся на издательском аутсорсинге.