Как оформляется выписка из приказа, и чем она отличается от копии

Сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой, предоставить ему информацию из какого-либо распоряжения или приказа. В этой ситуации сотрудник кадров предоставляет обратившемуся работнику выписку из приказа. Однако в некоторых случаях сотрудник кадров лишь снимает копию с документа, заверяет ее и отдает работнику, считая, что разницы никакой нет. На самом деле делать так можно далеко не всегда. Далее мы рассмотрим, каким образом оформляется выписка из документа, и чем именно она отличается от ксерокопии. А также в каких случаях ксерокопию давать нельзя.

Когда следует оформлять выписку из приказа

Выписка представляет собой документ, содержащий в себе часть информации из подлинника, доступной для разглашения.

Довольно часто за такими выписками обращаются сами работники, чтобы подтвердить, например, факт своего трудоустройства в организации. Такая бумага может быть затребована финансовой организацией при оформлении кредита или государственными органами. Также данная выписка может понадобиться в СФР при назначении пенсии, если у человека потерялась трудовая книжка или отсутствует запись в ней. Помимо всего прочего, такую выписку может запросить и внешний совместитель. Либо попросить выдержку из приказа на очередной оплачиваемый отпуск с основного места работы, чтобы подтвердить право на отпуск с не основного места. Совместители уходят в отпуск одновременно на обоих местах работы (ст. 286 ТК РФ).

Также сотрудник может запросить информацию не только из приказа своего трудоустройства, но и из других документов, которые непосредственно относятся к его трудовой деятельности. Например, это может быть приказ по личному составу, трудовая книжка или штатное расписание. Информация о том, из какого именно документа необходима выписка, указывается в самом заявлении.

Если компания большая, то данные из какого-либо документа могут понадобиться структурному подразделению или отделу. Также подобная информация может понадобиться третьим лицам, например, при судебном заседании суду могут понадобиться какие-либо данные о сотруднике. Однако отдать сам оригинал документа нельзя, поэтому в этом случае можно использовать выписку этого документа.