Как, когда и о чём необходимо уведомлять сотрудника
Уведомление – это юридически значимое информирование сотрудника в виде делового письма, которое имеет юридическую силу и конкретные последствия для адресатов. При составлении и передаче данного документа важно не допускать нарушений.
Общие правила составления уведомления
Типовой формы уведомлений нет, но при составлении необходимо учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-20163 и общие правила составления организационно-распорядительной документации.
В состав обязательных реквизитов уведомления должны входить:
наименование организации, которая составляет уведомление;
наименование вида документа;
место составления;
дата издания;
регистрационный номер;
адресат;
заголовок к тексту;
подпись уполномоченного лица компании;
отметка о получении документа сотрудником (при вручении документа лично в руки).
Текст документа обычно начинается с обращения к сотруднику «Уважаемый(-ая) Имя и Отчество». Далее описывается ситуация, обстоятельства и дается ссылка на правовую норму, которая потребовала направление уведомления. Причину обозначать лучше подробно (например, расписать смены, а не ссылаться на график работ). При необходимости должны быть разъяснения прав и обязанностей сотрудника согласно нормам трудового законодательства. Если от сотрудника требуется принятия решения или предоставления информации, описывают все законодательные последствия, а также до какой даты работник должен сделать выбор и в какой форме сообщить работодателю о своем решении. При игнорировании уведомления или не предоставления информации в установленный срок прописывается как это будет расценено компанией.
Учет и хранение уведомлений
Уведомления, как правило, составляются в 2-х экземплярах, один экземпляр передается сотруднику, второй хранится в компании. Порядок учета уведомлений работодатель определят сам, но широкое распространение получил учет уведомлений в форме журналов. Считается что учет уведомлений в журнале максимально исключает возможность подтасовки фактов путем внесения записей задним числом, в спорных ситуациях регистрация уведомлений таким образом служит дополнительным аргументом в пользу организации.