Как кадровому специалисту учитывать единые требования к электронному документообороту

С 1 марта 2023 года начали действовать единые требования к форматам электронных кадровых документов. Для чего нужны эти требования, на какие документы они распространяются? Все это расскажем в статье.

Требования Минтруда к электронной кадровой документации

ЭДО (электронный документооборот) в области трудовых отношений был закреплен на законодательном уровне. Он регулируется статьями 22.1-22.3 ТК РФ. К документам, участвующим в КЭДО (электронном кадровом документообороте) относятся документы, которые оформлены в электронном формате без дублирования на бумаге.

Ранее к кадровым документам в электронном виде особых требований к структуре, формату не предъявлялись. В зависимости от того, в каких программах создавались документы, применялись любые форматы: .rtf, .docx, .pdf, .html, *.xlsx. При необходимости их можно было конвертировать в другой формат.

Абзац 11 ст. 22.1 вступил в действие 1 марта 2023 года. В нем была установлена обязанность работодателей применять единые требования к составу, формату электронной кадровой документации. Разработку таких требований поручили Минтруду вместе с Минцифрами и ведущими операторами ЭДО. Регламент был утвержден приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578 н.

Унификация форматов, структуры электронной кадровой документации позволяет без труда их хранить и обрабатывать в единой информационной системе. Представление кадровой электронной документации в формате исчисления, ее создание, конвертация в общеустановленные форматы позволяет процессы обработки и поиска файлов автоматизировать, а также ускорить проведение контрольно-надзорных мероприятий, в частности на предмет соответствия содержания документа нормам ТК РФ.

На какую документацию распространяются единые требования

Электронную кадровую документацию в 2023 году и ранее, созданную до введения единых требований, переформатировать не надо. Законодательством были установлены ограничения на создание кадровой документации в электронном формате, если та не может быть переведена в электронный вид. К таким исключениям относятся: