Кадровый ЭДО с дистанционными работниками

Документация по приему и увольнению сотрудников предоставляется в бумажной форме. Но как регламентируется документооборот с сотрудниками, работающими дистанционно? Существуют ли исключения для них?

Законодательство разрешает нанимателю и удаленному работнику взаимодействовать на расстоянии.

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор оформляется в бумажном варианте и заполняется в двух экземплярах. Документы закрепляются подписями с обеих сторон. Однако договора, предусматривающие удаленное выполнение работ, могут быть заключены через передачу электронных документов. Похожим образом вносятся поправки в данную категорию трудовых договоров и проводится их аннулирование (ч. 1 ст. 312.2, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). Подкрепляется документация усиленными квалифицированными электронными подписями со стороны нанимателя и соискателя (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

Ст. 312.3 ТК РФ определяет ситуации, при которых сторонам, заключающим трудовой договор, предписывается использовать квалифицированную (и/или неквалифицированную) подпись во время передачи электронной документации. Так, без нее не получится обойтись, если:

• заключается или расторгается трудовой контракт;

• заключается договор, где предусмотрена материальная ответственность;

• при оформлении ученического договора;

• если в любой из этих договоров вносятся поправки или изменения.

В ряде ситуаций работодатель и сотрудник, работающий удаленно, могут обмениваться электронными документами, пользуясь другими видами электронной подписи или обходясь без них, но это нужно предусмотреть в коллективном договоре либо принять в виде локального акта, где учтено мнение профсоюзных органов, либо это должно быть предусмотрено в допсоглашении к трудовому договору (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

Обмен документами и информацией может производиться с помощью мессенджеров или электронной почты. В этих случаях электронная подпись не требуется (примеры можно посмотреть на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» в разделе вопрос-ответ).

Согласно ТК РФ, с помощью электронных документов оформляются: