Кадровое делопроизводство: функции, особенности

В статье освещены моменты, как грамотно организовать в организации кадровое делопроизводство, а также, какая документация обязана быть в организации, чтобы избежать штрафных санкций от ГИТ. Помимо всего прочего, рассмотрим поправки в законодательстве, действующие с 2023 года.

Функции кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство представляет собой определенный рабочий комплекс по кадровому учету и управлению персоналом. К данным работам относится и создание, а также последующее ведение, систематизация и хранение кадровой документации.

Кадровое делопроизводство, это документооборот, так или иначе связанный с персоналом. Каждый работодатель, у которого имеется штат сотрудников, должен его вести.

Как правило, организация оформляет кадровый документооборот для того, чтобы:

• предоставить актуальную информацию о штате для возможности своевременно определять проблемы;

• фиксировать все перемещения сотрудника: трудоустройство, отпуск, перевод на другую должность, награждения, больничный, командировка, взыскания, прекращение трудовых отношений;

• своевременно составлять отчеты для предъявления их в государственные фонды и надзорные органы;

• подтверждать проверяющим инстанциям неукоснительное соблюдение организацией трудового законодательства;

• фиксировать трудовые особенности в организации и обеспечивать прозрачность трудовых отношений.

Регулирование кадрового делопроизводства на законодательном и нормативном уровне

• ТК РФ (статьи 62, 66-68, 84.1 и другие);

• ГОСТ Р 7.0.8-2013: регламентирует общие вопросы ведения делопроизводства. Учитывая, что специальные инструкции конкретно по кадровому делопроизводству отсутствуют, его регулирование осуществляется посредством общих ГОСТов по делопроизводству;

• ГОСТ Р 7.0.97-2016: закрепляет перечень реквизитов документов, а также правила их оформления;

• ФЗ-439 от 16.12.2019: вводит статью 66.1 ТК, которая диктует работодателю необходимость перехода на электронные трудовые книжки;