Инструкция по правильному хранению трудовых книжек

Надлежащее хранение трудовых книжек является обязательным для всех работодателей, за исключением физических лиц. Данная процедура регламентируется рядом нормативных актов и требует строгого соблюдения установленных правил.

Заполнение трудовых книжек осуществляется вручную чернилами синего, черного или фиолетового цвета, без использования сокращений. В книжке отражаются личные сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия), данные о приеме на работу, переводах внутри организации, совместительстве (в том числе по сведениям от самого работника), увольнениях, а также информация о наградах и поощрениях.

С 2015 года для обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ печать в трудовых книжках стала необязательной. В 2016 году Минтруд выпустил приказ № 589н с разъяснениями по проставлению печатей - они необходимы только в том случае, если предусмотрены учредительными документами организации.

Бланки трудовых книжек являются документами строгой отчетности и могут изготавливаться исключительно Гознаком согласно приказу Минфина №117н. Приобретение бланков у сторонних организаций недопустимо. Затраты на бланки учитываются в расходах компании по счетам 20, 26 или 44 в корреспонденции со счетом 60. При этом стоимость бланка, предоставляемого работнику, компенсируется либо внесением соответствующей суммы работником в кассу, либо удержанием из заработной платы.

Хранение трудовых книжек должно осуществляться в специально отведенных для этого условиях в соответствии с постановлением Правительства РФ №225. Работодатель обязан назначить приказом ответственное должностное лицо, которое будет нести административную ответственность за соблюдение правил обращения с трудовыми книжками. В обязанности этого лица входит обеспечение надлежащего ведения, заполнения, учета, контроль своевременного внесения записей и создание условий для безопасного хранения книжек.

При хранении трудовых книжек необходимо обеспечить их защиту от воздействия вредных факторов - влаги, огня, света, доступа посторонних лиц. Рекомендуется использовать специальные металлические шкафы или сейфы. Книжки должны храниться в развернутом виде в отдельных папках или боксах в алфавитном порядке. Недопустимо хранение рядом с нагревательными приборами, в зонах с проливами воды. Помещение должно быть оборудовано системой пожарной сигнализации и иметь условия для оптимального температурно-влажностного режима.