Инструкция по делопроизводству
Для того, чтобы кадровые работники и делопроизводители организации совершали меньше ошибок, оформление документации должно быть строго регламентировано. В этой статье вы узнаете, как грамотно создать образцы документов, которыми будет удобно пользоваться сотрудникам организации. Причем эти образцы документов обязательно должны быть создана с учётом особенностей компании и изменений в системе стандартизации.
Данный документ вносит ясность для всех работников, работа которых связана с документооборотом, и стандартизирует их действия. Вы сможете регламентировать создание и порядок работы, оформление и обновление документов, учитывая все особенности своей организации и специфики работы. Инструкция регламентирует все аспекты: от реквизитов до содержания документа. Это поможет компании быстро и безошибочно создавать документацию и быстрее достигать стратегических целей, поставленных руководством перед сотрудниками.
Для каких организаций стандартизация документооборота обязательна
Инструкция по делопроизводству разрабатывается внутри компании. Она утверждена учетной политикой фирмы и служит образом для оформления кадровой документации. Несмотря на то, что инструкция разрабатывается по общероссийскому стандарту, она имеет характерные черты технологического процесса обработки документов именно той фирмы, для которой она разработана. Благодаря этому, организация будет оформлять бумаги более оперативно по единым для всех правилам заполнения, но с учетом своей собственной специфики. ТК РФ не регламентирует этот внутренний нормативный акт, поэтому совершенно не важно, как он будет назван: инструкция по делопроизводству или положение. Наличие этого документа является обязательным лишь для государственных учреждений, хотя и фирмы, которые хотят стандартизировать свой документооборот также разрабатывают донный акт внутреннего пользования.
В некоторых организациях, особенно довольно крупных, ведение делопроизводства идет по разным направлениям. В таких случаях, чтобы не «раздувать» основную инструкцию, разрабатывают несколько таких документов: для каждого направления свой. Например, кадровое делопроизводство и конфиденциальное делопроизводство. Также, может быть инструкция по электронному делопроизводству, так как в настоящее время все организации активно переходят на электронный документооборот и производят только цифровые версии документов.