Электронный кадровый документооборот через портал «Работа России»

Портал «Работа России – бесплатная площадка для ведения КЭДО в учреждении. Чтобы понять, как все устроено и насколько удобно будет работать на портале с уже выстроенными процессами в организации.

На «Работа России» подключена подсистема «Электронный кадровый документооборот». К ней имеют доступ только пользователи с подтвержденной учетной записью в Единой системе идентификации и аутентификации (далее – ЕСИА).

Для неавторизованного пользователя необходимо пройти регистрацию в ЕСИА согласно утвержденной инструкции.

Рассмотрим пошагово как работать в подсистеме «ЭКД»

Авторизация в подсистеме «Электронный кадровый документооборот» происходит через ЕСИА нажатием кнопки «Войти через портал «Госуслуги» (рисунок 1).

На главной странице ЛК соискателя (работника) необходимо выбрать пункт меню

«Документооборот» (рисунок 2).

На странице «Электронный кадровый документооборот» (рисунок 3) размещены следующие разделы:

• уведомления;

• строка поиска;

• исходящие документы;

• входящие документы;

• шаблоны документов;

• работодатели;

• архив документов.

Пройдемся по каждому разделу.

Уведомления информируют о следующей информации:

• о получении нового входящего документа;

• о подписании исходящего документа адресатом;

• об отказе от подписания исходящего документа адресатом;

• о возврате документа с просьбой о доработке;

• об окончании срока действия документа.

При раскрытии уведомлений мы видим информацию о документе, в отношении которого оно поступило. Есть даже возможность настроить этот блок. На странице доступны следующие действия:

• настройка событий, по которым должны быть получены уведомления;

• настройка отказа от получения уведомлений.

Исходящие документы

В блоке «Исходящие документы» отображаются все созданные пользователем документы, разбитые по тематическим группам (рисунок 5).

Если провалиться в каждое поле – откроется страница с документами соответствующей   группы (рисунок 6).

Как раз в этом блоке создаются все исходящие документы от пользователя. Нажимаете кнопку «Создать документ» и выбираете способ создания.

Модальное окно предлагает для выбора следующие способы создания документа (рисунок 7):

• конструктор документа;

• загрузка документа.

 Конструктор документа

Если выбираете – создать документ с помощью конструктора, то в полях «Группа документа» и «Вид документа» из списка выбрать подходящий шаблон документа (рисунок 8).

Группа документа «Рабочее время и время отдыха» предлагает следующий список:

• заявление о досрочном выходе на работу из отпуска по уходу за ребенком;

• заявление о переносе отпуска;

• заявление о предоставлении дополнительного дня отдыха за работу в выходной или нерабочий праздничный день;

• заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;

• заявление о снижении нормы выработки (норм обслуживания) или о переводе на другую работу в связи с беременностью;

• заявление работника о предоставлении дополнительного времени отдыха за сверхурочную работу;

• заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет);

• заявление работницы о предоставлении отпуска по беременности и родам.

Группа документа «Изменение условий трудового договора»:

• уведомление работодателя об отмене дополнительной работы.

• прекращение трудовых отношений:

• заявление об увольнении.

• прием на работу:

• согласие на обработку персональных данных.

• оплата труда, гарантии и компенсации:

• заявление работника о приостановлении работы в связи с задержкой выплаты заработной платы.

После выбора вида документа становится доступной форма для заполнения (рисунок 9).

Данные соискателя автоматически подтягиваются из учетной записи ЕСИА. Пользователь может менять данные в форме по своему усмотрению (например, если допущена ошибка).

Поля, выделенные * обязательны к заполнению.

По желанию можно заполнить поле «Комментарий» и добавить к документу приложения в формате PDF/A-1 и размером не более 15 МБ (рисунок 10).

Также созданный документ можно «сохранить как шаблон» и в дальнейшем им пользоваться.

Если же вы хотите загрузить готовый документ с ПК, воспользуйтесь вторым способом – загрузка документа (рисунок 11).

Для загрузки файла необходимо заполнить поля карточки (поля под звездочкой обязательны к заполнению):

• группа документа;

• вид документа;

• номер документа;

• наименование документа;

• дата вступления в силу;

• комментарий.

В системе установлено ограничение по формату и размеру загружаемого файла: формат PDF/A-1 и размер не более 15 МБ.

 Действия с исходящими документами

В блоке «Исходящие документы», открыв конкретный документ, пользователь может осуществлять следующие операции с документом (рисунки 12, 13):

• поиск подобных документов,

• редактировать;

• направить (отправка документа работодателю);

• перенести в архив;

• проверить подпись;

• подписать;

• удалить;

• скачать PDF/A;

• скачать архив.

На обще странице «Исходящие документы» доступы операции:

• скачать;

• подписать;

• направить;

• редактировать;

• перенести в архив;

• удалить.

Также есть возможность проверки подписи документа. При нажатии на кнопку «Проверить подпись» открывается модальное окно с информацией о подписанте, дате подписи и результатом  проверки (рисунок 14).

При скачивании документов предлагается несколько форматов:

• Если пользователь загружал документ сам, его можно скачать в формате PDF.

• Если документ был создан с помощью конструктора, его можно скачать в формате .docx  или PDF.

Все документы со стороны работника можно подписывать простой электронной подписью.

Направление документа

К отправляем документам можно составить сопроводительное письмо и выбрать конкретного адресата (организацию).

Как уже писала ранее есть возможность редактировать документ, как из шаблона, так и загруженного файла, даже после подписания электронной подписью.

Входящие документы

В блоке «Входящие документы» отображаются полученные пользователем документы, которые также разбиты по тематическим группам, как исходящие. Для просмотра всех входящих документов пользователю необходимо выбрать пункт «Все документы» (рисунок 18).

Рисунок 19- Входящие документы 

Трудовой договор 

При поступлении на подпись электронного трудового договора пользователь имеет возможность открыть его карточку, ознакомиться с содержанием и скорректировать свои персональные данные (если работодатель допустил ошибку при их заполнении или оставил поля пустыми).

В нижней части карточки документа доступны кнопки «Подписать» и «Отказать» (рисунок 21).

Если пользователь не согласен с полученным договором, то он может выбрать кнопку «Отказать» и заполнить поле комментария о причинах отказа.

Действия с входящими документами

В нижней части карточки в зависимости от документа отображаются кнопки:

поиск   подобных  документов  (при   нажатии  происходит  перенаправление на страницу «Входящие документы» с предзаполненными фильтрами);

• направить (отправка документа работодателю),

• проверить подпись;

• отказать;

• подписать;

• скачать.

Отказ в подписании документа 

При поступлении на подпись некоторых структурированных документов, а также электронного трудового договора пользователь имеет возможность вернуть работодателю документ с просьбой о доработке.

Для этого необходимо открыть его карточку и нажать на кнопку «Отказать» (рисунок 22).

После получения входящего документа пользователь может проставить в нем подпись об ознакомлении. Для этого в списке входящих документов необходимо выбрать действие «Ознакомиться». После проставления подписи отметка об ознакомлении появится в листе ознакомления (рисунок 23).

Шаблоны документов

В блоке «Шаблоны документов» отображаются все созданные пользователем документы, которые он намерен в дальнейшем использовать в качестве шаблона, разбитые по тематическим группам (рисунок 24).

При нажатии на наименование шаблона открывается карточка документа (рисунок 26).

В карточке отображается группа, вид и дата создания документа, текст документа, кнопки «Скачать», «Удалить и «Редактировать».

При переходе по ссылке «Типовые шаблоны для скачивания» осуществляется переход на страницу «Типовые шаблоны» (рисунок 27).

При нажатии на наименование документа осуществляется скачивание шаблона типового документа.

С помощью   кнопок   пользователь может менять представление внешнего вида  страницы (рисунок 28).

Работодатели

Блок «Работодатели» (рисунок 29) содержит разделы:

• работодатели за все время;

• трудовых договоров на подписании;

• активный трудовой договор.

С левой стороны разделов отражается количество по соответствующему параметру.

При нажатии на цифру открывается нужный раздел.

В разделе «Работодатели за все время» отображается список работодателей, с которыми пользователь имел юридически значимый электронный кадровый документооборот, даты начала и конца трудовых отношений и количество документов, которыми обменивались пользователь и работодатель (рисунок 30).

При нажатии на наименование работодателя открывается страница поиска документов с предустановленным фильтром по данному работодателю.

При выборе раздела «трудовых договоров на подписании» открывается страница.

«Входящие документы» с предзаполненными фильтрами по виду и статусу документа, на которой отображаются все трудовые договоры пользователя в процессе подписания (рисунок31).

При выборе раздела «активный трудовой договор» открывается страница «Входящие документы» с предзаполненными фильтрами по виду и статусу документа, на которой отображаются трудовые договоры, вступившие в силу.

Архив документов

В блоке «Архив документов» отображаются входящие и исходящие недействующие документы, направленные пользователем в архив (рисунок 32).

В верхней части страницы доступна строка поиска и фильтры для сортировки.

Для просмотра документа необходимо нажать на его название. Откроется карточка документа.

Банк шаблонов документов

В нижней части страницы «Электронный кадровый документооборот» расположен блок со ссылкой на банк документов портала Онлайнинспекция.рф, где пользователь может скачать шаблоны документов на ПК (рисунок 34).

Получение от работодателя приглашения присоединиться к ЮЗЭКД

Для начала осуществления юридически значимого электронного документооборота работодатель направляет электронный трудовой договор соискателю или приглашение к осуществлению ЭКД, если трудовой договор был заключен в бумажном варианте.

Соискателю (работнику) на электронную почту приходит письмо с ссылкой- приглашением (рисунок 35).

При переходе по ссылке соискатель входит на портал «Работа в России» с помощьюподтвержденной учетной записи ЕСИА. Далее предлагается подписать «Согласие на обработкуперсональных данных», необходимое для продолжения установления юридически значимогодокументооборота (рисунок 36).

Согласие отображается в модальном окне «Согласие на осуществление электронного кадрового документооборота». Для подтверждения согласия соискателю (работнику) необходимо нажать на кнопку «Подтвердить».

После выполнения этого действия откроется страница с доступным к редактированию направленным   работодателем входящих документов.