ЭКДО. Какие ошибки и недочеты при работе с электронной документацией могут сыграть злую шутку с компаниями при судебных разбирательствах?

В данной статье будут рассмотрены ошибки, которые совершают работодатель при использовании электронной документации, а также будет дан ряд рекомендаций, которые помогут компаниям эффективно взаимодействовать с ЭКДО.

Как корректно внедрить ЭКДО? Почему компании часто проигрывают споры по ЭКДО? Как зафиксировать ознакомление сотрудника с такой документацией? — ответы на эти и многие другие вопросы вы найдете ниже.

Ошибки при внедрении ЭКДО. Несоблюдение алгоритма перехода

При нарушении соответствующего алгоритма внедрения ЭКДО вся документация, подписанная в его рамках, считается нелегитимной. Простыми словами, при несоблюдении данной процедуры, все документы, принятые после перехода на ЭКДО, не имеют веса и не могут использоваться в качестве доказательств.

Рассмотрим простой пример: руководитель компании решил в электронном виде ознакомить сотрудника с локальным нормативным актом. Однако, на этот момент в организации формально ЭКДО не был внедрен. Поэтому, скорее всего, суд признает, что сотрудник не был ознакомлен с этим ЛНА, а значит он не может быть оштрафован за его нарушение (решение Ноябрьского городского суда Ямало-Ненецкого АО от 29.07.2022 по делу № 2-1904/2022).

Стоит отметить, работодатель всегда может отказаться от ЭКДО по своему усмотрению. Для этого он должен разработать соответствующую процедуру в локальном нормативном акте. Что касается сотрудника, то, согласившись на ЭКДО, отказаться от него он уже не может. Это официально подтверждается в письме Министерства труда от письмо от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321.

При правильном переходе компаний на ЭКДО работодатель не столкнется с проблемами в суде при ссылке на электронную документацию.

Работодателю важно помнить, что в суде нужно предоставлять согласие сотрудника не переход на ЭКДО в письменном виде. В случае, если работник не давал своей согласие, нужно и дальше использовать бумажную документацию. Однако, это не касается сотрудников, с которыми трудовой договор был заключен с 01.01.2022 (включительно) и при этом на тот момент они не имели рабочего стажа. В данной ситуации получать их подтверждение не обязательно. Работодатель самостоятельно может определить, следует ли применять ЭКДО к этим сотрудникам или нет (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ).