Докладная записка: форма, требования к оформлению, отличительные особенности
Информационно-справочным документом, адресованным руководителю и требующим от него принятия решения по рассматриваемому вопросу является докладная записка. Важно знать все особенности оформления данного документа и требования к его содержанию, о чем и пойдет речь в статье.
Основные особенности докладной записки
Формат данного типа документа всегда предполагает принятие конкретного решения по обозначенной в тексте ситуации. Докладная записка обеспечивает связь по вертикали, то есть от сотрудника к его руководителю и выше. Исключением для нарушения субординации может стать только случай, если докладная записка директору содержит жалобу сотрудника на непосредственного руководителя.
В документе Росархива от 31.12.2003 «Рекомендации по ведению делопроизводства в организации» обозначено, что докладные записки в обязательном порядке должны быть зарегистрированы в журнале учета документации непосредственно в день подачи.
Записка относится к важным документам внутренней переписки учреждения. К примеру, при расторжении трудового договора из-за дисциплинарного проступка с последующим обращением работника в судебные инстанции, именно этот документ станет одним из обязательных в рассмотрении дела и весомым аргументом в пользу работодателя.
Существующие виды докладных записок
Докладные записки классифицируют по следующим параметрам: в зависимости от адресата и в зависимости от содержания.
Адресатом записки выступает старший по должности (зачастую это руководитель подразделения или директор). Однако докладная может быть написана и в вышестоящую инстанцию, к примеру, в головное подразделение от филиала. Таким образом, в зависимости от адресата документы подразделяются на внутренние и внешние.
Что касается содержания документа, то выделяется три типа докладных записок:
информационная (доведение до сведения информации о промежуточных результатах или процессе выполнения работы);
инициативная (описание конкретного предложения, подтвержденного фактами и выводами);
