Делопроизводство: правила оформления документов в 2023 году
Из этой статьи вы узнаете, какие условия делопроизводства действуют в 2023 году и какие нормы необходимо соблюдать при формировании документации.
Делопроизводство — это процесс, включающий в себя создание и оформление документов, их ведение, хранение, контроль за их движением и обеспечение дальнейшей работы с ними до их уничтожения.
Оно классифицируется на:
Общее — сюда входит документация по основному направлению фирмы;
Кадровое — к нему относятся документы по личному составу;
Электронное — все операции с информацией осуществляются в цифровом виде;
Секретное — применяется в некоторых госструктурах, имеет свои правила ведения.
Приказом №71 от 22 мая 2019 года Росархив определил актуальный перечень работ с документами, которые распространяются на:
федеральные органы власти;
органы госвласти и субъектов РФ;
органы местного самоуправления.
Приказ регулирует организацию документооборота, документирование руководящей деятельности и контроль за их исполнением. В нем также прописан порядок проведения документов в ЭДО, ставший особенно актуальным с 2020 года из-за перехода многими компаниями на удаленный режим работы в связи с пандемией коронавируса.
Нормы определяют требования для кадрового документооборота, бухгалтерской и иной специальной документации, касающейся сферы общих правил, обусловленных для работы с документами. Помимо этого, приказ содержит детальное описание процесса подготовки документации к хранению в архиве и правила утилизации информации с истекшим сроком хранения. Однако правила не распространяются на бумаги под грифом секретности, содержащие гостайну.
Порядок проведения документов, регулируемых отдельными федеральными законами и сформированных по запросу физических или юридических лиц, не подвергся изменениям.
В соответствии с правилами Росархива органы местного самоуправления и госвласти обязаны разработать типовой и примерный перечень дел, подходящий для работы в основных и подведомственных учреждениях. Далее необходимо получить одобрение от федерального, государственного или муниципального архива. Ответственным лицом за следование нормам делопроизводства назначается руководитель организации или его заместитель.
