Что нужно знать кадровому работнику о МЧД в КЭДО-2023 и как это применять?
Машиночитаемая доверенность в кадровом документообороте
С 1 марта 2023 был установлен единый порядок электронного документооборота. Он прописан в приказе Минтруда от 20.09.2022 №578н.
Соблюдать условия этого документа должны все юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые осуществляют кадровый документооборот в цифровом виде.
Ранее оформлять документы можно было в любом формате (ПДФ, Ворд и т.д.), а теперь они обязательно должны включать три части в установленных форматах:
основную — PDF;
описательную — XML;
электронную подпись — SGN.
Если квалифицированная электронная подпись принадлежит не работодателю, а другому сотруднику, то к электронному документу должна прилагаться машиночитаемая доверенность (МЧД).
Сотрудники бухгалтерии, отдела кадров должны иметь собственную КЭП физлица, а также МЧД, используемую в качестве приложения, с целью подтверждения легальности трудовых отношений с руководителем.
Какие документы подписываются с помощью МЧД?
На сегодняшний день, в электронный формат можно переводить многие кадровые документы без копий в бумажном виде:
трудовой договор с приложениями;
ученические соглашения;
соглашения о конфиденциальности;
соглашения о материальной ответственности;
приказы;
письма, уведомления.
В бумажном варианте требуется оставлять только:
документацию, подтверждающую проведение и прохождение инструктажей;
документы, фиксирующие несчастные случаи;
приказы о расторжении трудового договора.
Вся электронная документация, подписание которой работодатель делегирует определенному работнику, требуется скреплять его собственной КЭП с приложением МЧД.
Попытки перевести документооборот в электронный формат ведутся с 2021 года. Минтруд намерен осуществить перевод кадрового учета в цифровой вид не только для удобства взаимодействия руководителей и сотрудников, а также для упрощения государственного контроля и оперативного выявления нарушений в трудовом, и миграционном законодательстве.
Возможно, скоро вся необходимая отчетность в государственные органы будет производиться в онлайн-режиме, а бумажные носители останутся в прошлом.
