Что делать, если работник забыл поставить дату на документах
Зачастую сотрудники по рассеянности упускают проставление дат в документации, и эта недоработка остается незамеченной в общем документообороте. А когда сотрудники находят подобные упущения, то обращаются к специалистам кадровой службы с просьбой внести необходимые сведения. Но кадровику лучше не соглашаться и не вносить исправления, потому что это крайне рискованный шаг, который способен навлечь серьезные проблемы для компании.
Государственная инспекция труда при обнаружении документов без дат будет рассматривать это как нарушение сроков, что может повлечь за собой крупные штрафы. Более того, судебные органы не примут недатированные документы в качестве доказательной базы, что может быть использовано сотрудниками против работодателя.
В статье на конкретных примерах показывается, к каким сложностям может привести безответственное отношение персонала к проставлению дат, а также предлагает эффективные способы выхода из ситуаций, когда документ важен, но дата на нем отсутствует, а виновник уклоняется от исправления.
Как избежать штрафа 50 тысяч руб: правильное оформление заявления на отпуск
Рассмотрим конкретный случай. Сотрудник подал заявление на ежегодный отпуск, начинающийся уже завтра. Руководитель принял документ, но отпускные, согласно статье 136 ТК, необходимо было выплатить раньше. В итоге средства были перечислены вместе с выплатой за задержку. Позднее выяснилось, что на заявлении работника не была указана дата, с которой начинается сам отпуск.
Возможные риски
Самая существенная проблема для компании в данном случае - штраф до 50 тыс. руб. по части 6 статьи 5.27 КоАП за не вовремя выплаченные средства. При этом организация не освобождается от ответственности, даже если бухгалтерия уже выдала компенсацию работнику (ст. 236 ТК).
Подача сотрудником заявления за один день до начала отпускных дней может послужить доказательством невиновности организации. В этом случае, инспекторы ГИТ при проверке ограничатся лишь предупреждением, но только если кадровый работник сможет предоставить доказательство, что отпускные выплатили позже не по вине компании, а из-за необязательности сотрудника. Это может не подействовать, если отпуск был отражен в специальном графике (ст. 123 ТК). Тогда сотруднику не обязательно писать заявление. При этом наличие даты в отпускном заявлении стало бы доказательством того, что работник получит отпускные своевременно.