Чек-лист документов при увольнении в 2023 году.

За последние годы стремительно меняется законодательство. В 2023 году произошли большие изменения в кадровых документах, в том числе были утверждены новые формы.

 В последний день работы, в обязательном порядке, работнику выдаются следующие документы :

• Бумажная трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (утверждена в Приложении № 1 к приказу Минтруда от 10.11.2022 №713н);

• Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год). (утверждена приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@);

• Выписка из ЕФС-1. Подраздел 1.2 Сведения о страховом стаже (бывшая СЗВ-СТАЖ). Форма ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п;

• Выписка из персонифицированных сведений о физлицах (вместо СЗВ-М). Утверждена   приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2;

• Расчетный листок. (статья 136 ТК РФ, утвержденный в компании за последний месяц работы);

• Оригиналы документов работника, если они были сданы в кадровую службу.

 Как компания будет доказывать, что выдала все документы работнику остается на усмотрение работодателя: завести журналы выдачи документов; или брать расписку с сотрудника о получении документов; или составлять акты приема-передачи документов от работодателя работнику.

Если сотрудник не забрал трудовую книжку в день увольнения, то компания направляет уведомлении о необходимости или забрать трудовую книжку, или написать заявление на отправку трудовой книжки почтой.  С момента отправки уведомления с компании снимается вся ответственность за невыдачу документа.  В случае справки СТД-Р её нужно просто отправить по почте работнику.

• Форма 182н не выдается с января 2023 г.

По запросу работника выдаются следующие документы:

• Справку 2-НДФЛ, при необходимости все граждане РФ ее могут получить на сайте ФНС, через свои личный кабинет после 1  марта за предыдущий год;

• Справка о среднем заработке для службы занятости;

• Приказы о приеме, увольнении, переводах, награждениях; повышении квалификации, выписку из табеля и т.п.

• Выписка из ЕФС-1 подраздел 3 «Сведение о застрахованных лицах, за которых перечислен дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателем.

Документы должны быть соответствующе заверены. При­чем, даже если ра­бот­ник об­ра­тит­ся за до­ку­мен­та­ми после уволь­не­ния, компания обязательна­ вы­дать ему любые до­ку­мен­ты, свя­зан­ные с ра­бо­той, в те­че­ние 3-х ра­бо­чих дней со дня по­да­чи быв­шим ра­бот­ни­ком пись­мен­но­го за­яв­ле­ния (ст. 62 ТК РФ).

Открытым остается вопрос о выдаче работнику копий локальных нормативных документов (ПВТР, коллективного договора, положений об оплате труда и премировании).  Позиция «онлайнинспекция РФ» и Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 25.08.2022 №88-12064/2022 г.  в том, что локальные нормативные акты не относятся к документам о которых говориться в ст. 62 ТК РФ, и выдавать их работодатель не обязан.

Нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, как и отказ в их выдаче в соответствии со ст. 5.39 КоАП РФ, грозит административным штрафом должностному лицу в размере от 5 тыс. до 10 тыс. руб.  Работник может обратиться в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И часто суд встает на сторону работника.

Материал подготовила: Наталья Николаевна Бабаева