Как значительно снизить затраты на командировки Существует возможность существенно уменьшить затраты на командировки вдвое, если придерживаться эффективных методов, а также строго контролировать затраты на транспорт и проживание. Всеобщий регламент основных показателей расходов для сотрудников, отправляемых в командировку. Работник, который был отправлен в командировку, должен предоставить финансовый отчет о расходах, которые ему пришлось понести. Зачастую подготовка авансового отчета вызывает немало вопросов, поэтому в статье мы рассмотрим алгоритм проведения расчетов трат в зависимости от того, какую должность занимает работник. Отдельно рассмотрим список расходов, которые предприятие обязано компенсировать без согласования (оплата услуг прачечной при длительности командировки свыше 2 недель). Повышение контроля за перечнем и суммой расходов При планировании расходов на предстоящую командировку сложно определить конную сумму, поэтому она, как правило не регламентируется. Расходы разбиваются на дни командировки, могут зависеть от цели поездки, должности сотрудника, уровня финансовой ответственности. В целях экономии уже на этапе планирования допустимо исключить те командировки, эффективность которых не высока, а значит – от них вполне можно отказаться, либо существенно сократить расходы на них, перенеся их на более «экономный» период (в период, кода стоимость билетов на поезд/самолет ниже и цена гостиничного номера также снижена). Также оптимизировать расходы на командировку возможно, объединив несколько целей в одну поездку. Расчет экономической ценности и эффективности каждой поездки следует проводить с учетом того, как изменилась эффективность работы проверяемого предприятия после визита командированного сотрудника, занимающего высокую должность, либо – насколько выросла стоимость среднего контракта по сравнению с понесенными в результате командировки расходами. Проведение подобной оценки позволит оптимизировать расходы на командировки и существенно повысить их эффективность в будущем. Оптимизация транспортных расходов Для снижения расходов на покупку билетов на 15% возможно воспользоваться одним из эффективных методов: Прямое сотрудничество с туроператором При заключении прямого контракта удается получить возможность узнавать о выгодных ценах, скидках и акциях, а затем подстраивать под них график командировки. Кроме того, при заключении контракта, следует поставить представителя туроператора о действующем лимите на расходы в командировке, тогда будет предложена поездка, максимально соответствующая условиям; Оплата поездки посредством корпоративной карты Для этого необходимо заключить трехсторонний договор между компанией, направляющей сотрудника в командировку, банком и туроператором. На предприятие открывается корпоративная карта, которой сотрудник пользуется в поездках. Затем предприятие компенсирует расходы банку (в течение 2х месяцев после возвращения работника из командировки); Прямой договор с перевозчиком В том случае, если предприятие регулярно направляет работника в одни и те же точки, а число поездок за год доходит до нескольких десятков, допустимо заключить прямой контракт с перевозчиком и получить значительное снижение тарифов на покупку билетов, а также участие в накопительной скидочной системе. Пересмотр расходов на проживание Добиться максимального снижения расходов на проживание в гостинице возможно, применяя несколько эффективных методов: • Заключение прямого контракта с гостиницей. Позволяет снизить расходы на 10% (в крупных городах); • Аренда квартир (к данному способу прибегают при командировках более 3х сотрудников в неделю в курортные города). Позволяет сократить расходы в 2 раза по сравнению со стоимостью гостиниц.