ПОЛУЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА, ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ Как правило, все перечисленные ниже работы выполняются службой делопроизводства. Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Конверт с пометкой «Лично» передают адресату, не вскрывая. Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам). Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя. Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел. Однако есть исключения. Конверт хранят в следующих случаях: адрес указан только на конверте, в документе он отсутствует или не читается; в полученном документе не проставлена дата или она имеет значительное расхождение с датой получения письма; дата на конверте позволяет доказать время получения документов (это актуально для судебных документов и некоторых других). В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации все поступившие документы направляют: руководителю; его заместителям; сразу непосредственно в подразделения. При этом руководствуются принципом: руководству необходимо доставлять важные документы и избавить его от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Какие документы являются важными – решают в каждом случае индивидуально, опираясь на мнение руководства.