Выдача копии документов сотрудникам (часть 1)

Запрос сотрудника о выдачи копий документов, касающихся трудовой деятельности, настораживает. Часто это является подготовительным этапом со стороны сотрудника перед обращением в государственную трудовую инспекцию (ГИТ), если он считает, что нарушаются или были нарушены его трудовые права в компании. Но это не единственная причина, из-за которой сотруднику могут понадобиться копии документов. Копии документов о трудовой деятельности сотрудника могут запрашивать банки, кредитные организации, судебные органы, сведения о работе необходимы для оформления загранпаспорта, субсидий в жилищно-коммунальном хозяйстве (ЖКХ), в организациях если работник работает по совместительству.

Сотрудник не обязан пояснять куда ему требуется копии документов.  Компания так же не имеет право требовать объяснений и подтверждений о  необходимости получения документов, связанных с работой от сотрудника, что подтверждаются судебными решениями (Определение 7 КСОЮ от 6.04.2023 г. № 8Г-2911/2023, определения Верховного Суда РФ от 7.12.2020 г. № 56-КГ20-8-К9, определение Санкт-Петербургского горсуда от 11.08.2022 г. № 33-15322/2022,определение Суда Чукотского автономного округа от 24 06.2021 г. № 33-57/2021, определение Челябинского областного суда от 9.02.2021 г. № 11-1694/2021).

Но кадровый работник может помочь сотруднику собрать полный и достаточный пакет документов, если будет знать, для чего и куда необходимы сотруднику документы, связанные с трудовой деятельностью.  Требования к информации о трудовой деятельности в различных организациях могут существенно отличаться, а гражданин может быть не в курсе особенностей при сборе документов.

Выдача сотруднику информации карающего его трудовой деятельности является обязанностью организации прописанной в ст. 62 ТК РФ. Компания обязана по письменному заявлению сотрудника выдать в течении 3-х дней документы или их копии соответственно заверенные.

Порядок выдачи копий документов

Регистрация заявлений работников и внесение сведений об обращении в журнал учета письменных обращений от сотрудников позволяет точно установить момент, с которого начинается исчисление сроков, установленных трудовым кодексом для реагирования на обращение и систематизировать запросы работников. Законодательного требования ввести журнал учета обращений сотрудников у организации нет. Каждая компания самостоятельно определяет вводит данный журнал в систему документооборотом организации или нет. Но журнал учета обращений сотрудника может стать подтверждением правоты одной из его сторон, в случае трудового спора. Надзорные и судебные органы журналы учета, при правильном оформлении журналов, принимают в качестве доказательной базы.