Уничтожение персональных данных: как соблюсти баланс между интересами бизнеса и требованиями Роскомнадзора

Роскомнадзор регулярно напоминает о том, что наличие акта об уничтожении персональных данных (ПД) является обязательным и данный документ требуется при проверке. В случае его отсутствия либо неправильном оформлении компания может быть оштрафована по статье 13.11 КоАП РФ, причем сумма штрафа может составить до 1,5 млн рублей. В статье рассматриваются основные положения приказа РКН от 28.10.2022 № 179 и способы организации порядка уничтожения персональных данных, которые касаются любой компании.

Какие сложности влечет выполнение требований по уничтожению ПД

Приказ № 179 значительно усложняет процесс уничтожения ПД для бизнеса, при этом пользу для субъектов ПД можно считать сомнительной. Согласно требованиям закона уничтожение данных теперь необходимо подтверждать документально:

• составление акта, подтверждающего уничтожение ПД;

• для IT-систем осуществлять дополнительную выгрузку данных из журнала событий (логов уничтожения).

Также в акте и журнале кроме общих данных, указывающих на причину и категорию уничтоженных ПД, необходимо указывать конкретные сведения того, чьи персональные данные были уничтожены (если уничтожается большой объем данных, то требуется указать информацию по каждому субъекту). Если же уничтожается бумажная документация, в акте необходимо указать наименование каждого документа и количество страниц.

Оформляя документы, следует учитывать, что порой представители Роскомнадзора имеют противоречивые позиции по поводу процедуры уничтожения ПД, что нередко вызывает вопросы.

В каких случаях составление актов об уничтожении ПД обязательно

В повседневной работе уничтожение каких-либо данных происходит практически ежедневно. Это могут быть, например, технические логи, в которых могут содержаться персональные данные. И актирование в данных ситуациях не требуется. Это придется сделать, если поступит запрос от Роскомнадзора или с подобным требованием обратится конкретный субъект ПД. Поэтому требования Приказа № 179 касаются только ситуаций, предусмотренных ч. 7 ст.21 Закона № 152-ФЗ: