Создание корпоративного архива: каким образом передаются дела и как обращаться с запросами

Сотрудники, отвечающие за хранение документации, должны взаимодействовать с каждым структурным подразделением организации. Это касается и отдела кадров. Ниже вы узнаете, каким образом можно распределить обязанности между сотрудником кадров и архивариусом по хранению документов по личному составу. Вы также узнаете, по какой причине очень важно придерживаться графика передачи документации в архив, тщательно заполняя при этом сопровождающие документы.

Организуйте распределение обязанностей по всем архивным операциям

В действующих на сегодняшний день Правилах архивного дела, утвержденные приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, (далее — Правила № 77), не содержится точная информация о том, кто именно должен реализовывать ту или иную архивную процедуру. Данный функционал между подразделениями организация в праве распределить самостоятельно по своему усмотрению. Обязанности по хранению документов по личному составу в компании должны между собой распределить сотрудники, ответственные за хранение документов, сотрудники канцелярии, а также сотрудники отдела кадров. В результате, независимо от того, кто в данной деятельности будет считаться «основным», сотрудники кадров и архивариус участвуют в обязательном порядке.

По личному составу необходимо обеспечить оперативное хранение документов

Что представляет собой оперативное хранение документов — это обеспечение их сохранности в период с момента, когда они перестали участвовать в делопроизводстве, до момента, когда их передадут в архив или уничтожат. Оперативное хранение кадровых документов осуществляется в отделе кадров. Для архивариуса в этой процедуре важно грамотно объяснить, каким образом следует формировать дела, а для сотрудника кадров – выполнять рекомендации специалиста по хранению документов. Как показывает практика, данный подход помогает существенно сэкономить, как силы, так и время.

Пример для наглядности: хранение документов-оснований к приказам по личному составу. К подобным приказам все служебные записки и заявления от них хранятся отдельно. Это правило закреплено в Рекомендации (п. 2.1 Методические рекомендации по работе с документами по личному составу, разработанные ВНИИДАД в 2018 году). Если в компании ведутся личные дела сотрудников, то заявления можно помещать в каждое такое дело отдельно. В этом случае к каждой папке с приказами будет прилагаться папка с записками и заявлениями.