Сохранить или выбросить? Какие документы не стоит отправлять в мусорное ведро, даже если они вам не нужны
Некоторые бумаги можно выбросить за ненадобностью сразу, другие — необходимо хранить в течение определенного времени или категорически нельзя утилизировать. Чаще всего возникают вопросы касательно хранения устаревших документов, сшитых документов с разным сроком хранения, а также тех, с которыми возникают трудности при определении типа документации. В статье расскажем об основных рекомендациях трудовых инспекторов.
Чем регламентируются сроки хранения документов
Можно выделить четыре основных источника, в которых обозначены сроки хранения различных документов, в частности:
Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019.
Налоговый кодекс Российской Федерации
Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете».
Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс).
Если для одного и того же типа документа в различных нормативных актах установлены разные сроки хранения, необходимо ориентироваться на больший из них.
Документы, которые были заменены новыми
Для каждого устаревшего документа устанавливается конкретный срок хранения, поэтому несмотря на фактическую ненадобность, выбрасывать их нельзя. Далее остановимся подробнее на сроках хранения для конкретных документов.
Инструкции по охране труда
Даже если инструкции по охране труда не действуют и были заменены на новые, хранить их необходимо. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее - Перечень) устанавливаются сроки хранения для всех документов, образующихся в результате деятельности организации. Так документы, списки, программы, переписки об обучении сотрудников по охране труда следует хранить в течение пяти лет. Это же касается и инструкций по охране труда, поскольку они относятся к "документам об обучении".
Хранение инструкций в обязательном порядке производится по месту, где их утвердили или куда представили. То есть у работодателя, подрядной организации и др.
Положение об оплате труда
Положение об оплате труда принимается ежегодно, отсюда возникает вопрос: в течение какого времени хранить положение, утратившее силу?
