Смена личных данных: алгоритм для своевременного получения информации от работника
В статье вы узнаете, какие действия надо совершить, чтобы сотрудники вовремя предоставляли свои новые личные данные при их смене. Зачастую новые актуальные сведения от сотрудника необходимы, чтобы внести эти изменения в документацию. Если организацию посетит ГИТ и выявит, что работа ведется с неактуальными личными данными сотрудника, то ответственным за это будет руководство компании.
Отметьте в ЛНА обязательство сотрудников сообщать актуальные данные
Законодательством не устанавливается, что работник должен уведомлять кадровика об изменении личных сведений, например, фамилии, семейного положения, места жительства. Но кадровому специалисту эта информации требуется для выполнения должностных обязанностей: корректное заполнение документации, отправка отчетов, предоставление сотруднику необходимых льгот.
Чтобы у вас не появились проблемы из-за использования старых сведений сотрудника, в ЛНА необходимо отметить, например, в Положении о персональных сведениях или в ПВТР, обязанность сотрудника при изменении его личных данных. Также требуется новую информацию отдать в отдел кадров, предоставив соответствующие документы.
Отметьте период, когда сотрудник должен будет сообщить вам об изменениях. Не запрещается добавлять этот пункт в трудовой договор, так как в него могут быть внесены дополнительные условия, если те не делают положение сотрудника хуже, по сравнению с законом ч. 4 ст. 57 ТК РФ. В 2018 году Роструд подтвердил, что такое действие допускается.
Если в ПВТР будет добавлено правило о том, что работник обязан уведомлять работодателя об изменении своих личных данных, при этом условие не будет выполнено, то он может привлекаться к дисциплинарной ответственности. Это также было подтверждено Рострудом, но в 2019 году.
Специалисты разъяснили, что сотруднику можно тогда делать выговор или объявлять замечание. Соблюдение трудовой дисциплины — одна из главных задач работника. Он должен соблюдать требования, прописанные в ЛНА организации (ч. 1 ст. 189 ТК РФ).