Штатное расписание: инструкция по внесению и как утвердить новый вариант документа
Иногда возникает необходимость изменить или обновить один из самых важных документов – штатное расписание. Разберемся, как правильно вносить поправки в этот документ и вводить в действие вновь созданную версию.
Почему необходимо иметь штатное расписание и своевременно его корректировать
Штатное расписание относится к ключевым кадровым документам, т. к. в нем отражается структура компании. Он необходим при заключении трудовых договоров, расчета заработной платы, подготовки справок и отчетности по вакансиям. Хотя трудовое законодательство не обязывает организации составлять такой документ, ошибки в его оформлении могут привести к штрафам.
Проблемы возникают, если данные, которые были внесены в штатное расписание, не совпадают с названиями должностей и окладами в трудовых договорах сотрудников. Чтобы избежать этого, важно своевременно вносить поправки в документ. Например, при открытии новых должностей и подразделений, изменении окладов, сокращении вакансий либо иных изменений в структуре компании, их нужно оперативно зафиксировать документально.
Порядок внесения поправок
Если поправки минимальны, например, изменение наименований пары должностей, размеров отдельных окладов или добавление нескольких штатных единиц, достаточно скорректировать текущую версию штатного расписания и утвердить внесенные изменения приказом.
Однако при значительных изменениях, таких, как массовое изменение окладов, создание новых отделов или реструктуризация, рациональнее составить и утвердить новое штатное расписание.
Пошаговый порядок утверждения нового штатного расписания
Обновление штатного расписания можно провести в любое время по усмотрению работодателя, так как именно он определяет условия и периодичность внесения изменений (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Если вы не планируете регулярно пересматривать этот документ, рекомендуется исключить графу о сроке действия, оставив лишь дату вступления в силу.
Необходимость утверждения исправленного варианта штатного расписания
Чаще всего такая необходимость возникает при масштабных изменениях в компании, таких как реорганизация или серьезная перестройка структуры подразделений. При возникновении подобных ситуаций следует подготовить новую редакцию документа. Ниже приведен алгоритм действий.