Расчетный лист заработной платы в 2024 году

Работодатель обязан уведомлять своих работников о структуре заработной платы с использованием расчетных листков в письменной форме. В 2024 году внесенные изменения в НДФЛ повлияли на процесс формирования и предоставления этих документов.  

Статья 136 ТК РФ определяет частоту и сроки предоставления расчёток. Они вручаются совместно с выплатой заработной платы, которая происходит не реже двух раз в месяц. Тем не менее в соответствии с письмом Роструда от 17.09.2021 года No ПГ/26944-6-1, при выплате заработной платы в конце месяца достаточно выдавать расчетный листок один раз в месяц, так как к этому моменту все составляющие заработной платы уже определены.

При увольнении работника расчетка выдается немедленно, в день увольнения, чтобы он имел данные о денежных средствах, выплачиваемых ему за определенный период. Согласно части 1 статьи 140 ТК РФ, работодатель должен осуществить окончательный расчет в день увольнения.

По письму No5277-6-1, при выплате отпускных расчетный листок не предоставляется, так как отпускные не являются частью заработной платы.

Касательно дня выдачи расчетки, конкретных указаний нет, поэтому это решение принимает работодатель. Это может быть день выплаты заработной платы или предшествующий этому дню. В письме Минфина РФ от 23.10.2018 года No14-1/ООГ-8459 объясняется, что день выдачи листка зависит от факта выплаты, а не от механизма ее осуществления.

Все сотрудники, даже те, кто временно не работает, а проходит обучение по указанию работодателя, должны получить расчетки. В соответствии со статьей 187 Трудового кодекса РФ, в таких ситуациях сотруднику полагается средняя заработная плата, поэтому важно уведомить его о ней с помощью расчетного листка. Этот факт подтверждается в письме Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 31.03.2021 года No14-1/ООГ-2485.

Если за месяц работнику не начислялось выплат, то в выдаче расчетки нет необходимости. Сотрудникам, работающим по договорам подряда, гражданам, оказывающим услуги на основе гражданско-правовых договоров, а также самозанятым, расчетный листок не выдается, так как это относится к "привилегиям" трудовых отношений.

Также сотрудницам, находящимся в декретном отпуске, расчетный листок не предоставляется, поскольку выплаты пособия по беременности и родам осуществляются не работодателем, а Фондом социального страхования.

Трудовой кодекс РФ не конкретизирует, кто в учреждении обязан предоставлять работникам расчетные листки. На практике этим занимаются бухгалтеры или руководители отделов. Не забывайте, что данные о заработной плате являются конфиденциальными, и их раскрытие без согласия сотрудника может повлечь за собой штрафные санкции для компании. Для предотвращения подобных ситуаций рекомендуется заключить сотрудниками, получающими доступ к этой информации, соглашение о конфиденциальности.

Как правило, способы выдачи расчетных листков накладываются самим работодателем и зафиксированы во внутренних актах организации. Расчетки могут быть переданы непосредственно в руки, по электронной почте или через мессенджеры. Электронная передача информации является современным, быстрым и экономичным методом, однако это допустимо только при обеспечении надежной защиты данных сотрудника, заключенных в расчетке.

При пересылке расчетных листков по электронной почте необходимо придерживаться установленных сроков и форматов, а также обеспечивать их конфиденциальность, чтобы избежать утечки информации. Нарушение этих требований, такое как задержка в выдаче листков, использование неподтвержденных форм или передача через терминалы без возможности печати, может повлечь за собой штрафные санкции для организации в размере от 30 000 до 50 000 рублей согласно статье 5.27 КоАП РФ.

Несоблюдение конфиденциальности, включая разглашение данных из электронного расчетного листка без согласия работника, также может быть чревато штрафом для организации в размере до 150 000 рублей. Также руководитель предприятия может быть оштрафован на сумму до 40 000 рублей согласно части 2 статьи 13.11 КоАП РФ.

Информация о заработной плате является персональными данными, поэтому без согласия сотрудника ее передача, даже бывшим супругам для взыскания алиментов, запрещена. Однако наследникам умершего работника разрешено предоставить расчетный листок в соответствии с частью 7 статьи 9 закона о персональных данных.

Формат расчетного листка в 2024 году

Расчетный листок включает в себя следующие данные:

1. Составные элементы заработной платы, выплаченные работнику за отчетный период в соответствии с требованиями статьи 129 Трудового кодекса РФ.

2. Размер прочих сумм, начисленных работнику, вместе с компенсацией за несоблюдение сроков выплаты заработной платы, оплату отпуска, выходные пособия при увольнении и другие выплаты, предусмотренные для сотрудника.

3. Размер и причины осуществленных удержаний согласно статье 137 ТК РФ.

4. Общая сумма, подлежащая выплате.

5. Расчетный листок не требует ни печати, ни подписи, однако при запросе сотрудника это можно сделать.

Иногда в расчетном листке могут быть представлены данные о задолженности работодателя или сотрудника: сумма, которая должна быть выплачена по итогам месяца. Такое бывает в тех случаях, когда заработная плата начислена в предыдущем месяце, но выплачена в текущем.