Практические советы, которые помогут предотвратить злоупотребление представительскими и командировочными расходами

Нередко встречаются случаи, когда сотрудники, получив деньги на командировочные и представительские расходы, не всегда честно отчитываются о них перед организацией. Чтобы не возвращать оставшуюся часть средств, работники используют всевозможные способы, например, предоставляют работодателю подложные чеки или недостоверные отчеты о тратах.

Как же бороться с подобным злоупотреблением командировочными расходами? Мы дадим 9 практических советов, которые помогут избежать подобных ситуаций, а также разберем, как поступить, если сотрудник отказывается вернуть излишек средств.

Рекомендации работодателю, которые защитят от злоупотребления сотрудниками командировочными расходами

Защита от злоупотреблений при выдаче аванса на представительские и командировочные расходы — достаточно сложная задача, т.к. сотрудники изобретают все новые способы не возвращать излишек от полученных денег. И, если не удается полностью предотвратить возможный ущерб, работодатель может уменьшить его. Для этого достаточно следовать следующим рекомендациям:

1. Четко формулируйте в письменном виде цели, на которые выдаются денежные средства работнику (пример: "Аванс выдается на командировочные расходы в мае 2024 г.").

2. В локальном акте организации, который регулирует командировочные поездки, необходимо указать срок предоставления отчетности и ее формат.

3. Пропишите в локальном акте, что с корпоративной карты запрещено снимать наличные средства.

4. Несмотря на возникающие трудности, важно добиться от сотрудника своевременного предоставления авансового отчета. Не стоит затягивать и с его проверкой.

5. Чтобы предотвратить накопление существенного долга перед работодателем, не рекомендуется продолжать выдачу денежных средств, если сотрудник задерживает сдачу авансового отчета или выявлен факт злоупотребления выданными средствами на командировочные и представительские расходы.

6. Проверке подлежат не только чеки, которые предоставлены сотрудников в рамках авансового отчета, но и движение средств по корпоративной карте. Все операции можно отследить с помощью онлайн-сервисов.