Пошаговый алгоритм по созданию архива в организации
В период существования любой организации или ИП в процессе деятельности ведется необходимая документация. Имеется перечень бумаг, например, основные приказы, документы по учету и кадровой работе, которые следует хранить длительное время. Нужно понимать, что организовать хранение и систематизацию документов без архива нереально. Изучив статью, вы получите поэтапное руководство как организовать архив.
Какие организации должны иметь архив документов
В соответствии со ст. 13 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ госорганы, включая муниципальные, городские районы и округа, обязаны создавать свой архив. А вот организациям и ИП, не оформленным в качестве юрлиц, создание архива не обязательно. Они просто имеют на это право. Однако любая компания и ИП обязаны сохранять документацию в течении того срока, который обозначен для ее хранения (ст. 17 Закон № 125-ФЗ). Таким образом, создание надлежащего архива в организации, напрямую взаимосвязано с сохранностью документов и необходима тем, кто ведет бухгалтерию и имеет штат наемного персонала.
Основные правила по созданию архива организации
Архивный документ – это любой носитель, где сохранена обладающая ценностью информация, которая может быть важна для конкретного человека, общества либо государства. Сюда можно отнести любой деловой документ, который важен и требует хранения в дальнейшем. Для их идентификации каждому документу присваиваются специальные реквизиты (ст.3 Закона № 125-ФЗ).
Создавая архив документов, немаловажным будет изучить актуальную нормативную базу:
Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004;
Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – Перечень) утверждаются виды документов и их сроки хранения;
Приказе Росархива от 20.12.2019 № 237 (далее – Инструкция № 237);
Порядок по созданию архивного фонда утвержден Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила № 526);
Приказ Росархива от 11.04.2018 № 42 предлагает образец положения об архиве.
Архив создается для учета и хранения бумаг компании, имеющих значимую информацию. Сотрудникам архива вменяется в обязанность выдача документов по письменному запросу работников либо проверяющих органов. Во избежание утери документов архивариус может выдать унифицированную выписку-справку.