Персональные данные членов семьи сотрудника: особенности обработки и хранения
Субъектами персданных для работодателя могут являться не только сотрудники, но и члены их семьи. Обработка таких данных должна осуществляться в соответствии с предусмотренными законом требованиями. В статье будут рассмотрены случаи, когда необходимо согласие на распространение персданных родственников работника третьим лицам, а когда нет, сколько хранятся согласия на обработку данных и как их уничтожать.
Можно ли обрабатывать персданные членов семьи сотрудника
Нередко работодатели запрашивают у своих сотрудников сведения, касающиеся их родственников, к примеру, ФИО, размер заработной платы, место осуществления трудовой деятельности и пр. В соответствии с ФЗ от 27 июля 2006 № 152-ФЗ такие сведения являются персональными данными родственника работника и могут использоваться при условии наличия согласия на их обработку. На основании п.3 ч.1 ст. 86 ТК РФ, работодатель имеет право на обработку указанных персданных, необходимых ему для выполнения законных требований, обеспечения безопасности персонала и других предусмотренных ТК РФ случаях. Их примерами являются: необходимость получения сведений о члене семьи для выплаты пособия в связи с рождением ребенка, по уходу за ним, с целью удержания из зарплаты алиментов и пр.
Запрашивать и обрабатывать сведения о родственниках, не связанные с целью обработки, работодатель не имеет права. В противном случае такие действия наказываются штрафом в размере от 300 до 700 тысяч рублей.
Когда необходимо согласие
Обработка работодателем персданных членов семьи работников, допустима только в строго определенных рамках. Согласно ст. 10.1 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ, в случае необходимости получения таких данных родственника сотрудника, как номер телефона, адрес места регистрации, чтобы экстренно с ним связаться, оформляется отдельное согласие на обработку указанной информации.
Случаи, когда обработка персданных третьих лиц возможна без их согласия
В соответствии с разъяснениями Роскомнадзора не требует отдельного согласия на обработку информации случай заполнения личной карточки сотрудника по форме Т-2, утвержденной Госкомстатом РФ (пост. от 5 января 2004 № 1). Так разрешено использовать следующие сведения: ФИО, степень родства, дату рождения родственника работника (п. 2 разъяснений от 14 декабря 2012). Но являются ли данные разъяснения актуальными ввиду того, что теперь ведение личной карточки сотрудника не обязательно. Логично полагать, что если новых толкований нет, то использовать эти персональные данные для заполнения карточки работодатель может без соответствующего на то согласия.