Обучение: как хранить кадровую документацию в архиве

Не у каждого работодателя есть возможность нанять сотрудника архива, но это не освобождает организацию от обязательства соблюдать законодательство об архивном деле, включая правила хранения документации по личному составу. Как правило, эти обязательства поручают кадровым специалистам или секретарям. В статье расскажем о том, как следовать нормативным требованиям к хранению личных дел работников. 

Обязана ли организация вести архив

Коммерческие предприятия, ИП или другие организации не должны иметь архивы, но, согласно ФЗ «Об архивном деле», должны гарантировать сохранность своей документации. И прежде всего той, что касается трудовой деятельности работников, личных дел и пр.

Если хотя бы часть документов была утеряна или уничтожена, организация, а значит и тот, кто будет отвечать за архив, может получить штраф по ст. 13.20 и 13.25 КоАП РФ. Штрафы за утерю документации и ненадлежащее хранение могут достигать от 3000 до 5000 рублей для должностных лиц и до 10000 рублей — для юридических.

В каких случаях положен штраф за ненадлежащее ведение архива? К примеру, при запросе из Соцфонда в адрес организации справок для подтверждения пенсионного стажа. Если какая-то информация была утеряна по вине работодателя, то штрафов не избежать.

Что нужно учитывать при организации архива

Первоначально компания или предприниматель должны определиться, где и каким способом будет храниться документация:

• в специально оборудованном для этого помещении на территории организации или его подразделения, или в снятом по договору аутсорсинга у сторонней организации;

• в классическом, бумажном виде или бумажном и цифровом (в связи с переходом на ЭДО).

Полный перечень документации, для которой требуется хранение, и сроки можно найти в Приказе Росархива (см. № 236 от 20.12.2019).

Далее нужно разработать внутренние нормативные акты (если архив создается в организации):

• положение о подразделении, которое будет отвечать за хранение;

• положение об архиве.

Помимо всего потребуется составить номенклатуру дел, помогающую упорядочить хранение архивной документации.