Новые правила работы с архивными документами: что нужно знать кадровику

Новые требования по работе с архивной документацией: Что должен знать кадровый сотрудник. С 17 сентября 2023 были введены новые требования, по которым нужно правильно хранить, укомплектовывать, учитывать и применять документы из архива. Как теперь хранятся кадровые бумаги, на какие документы нужно делать упор? В статье разберем главные изменения, произошедшие с архивом. 

В итоговой номенклатурной записи стоит указывать отдельно бумажные и электронные документы

За сводную номенклатуру отвечает делопроизводственный или архивный отдел компании. В обязанность каждого из них включаются ежегодные подготовка номенклатур дел структурных подразделений компании на следующий год. Можно также самостоятельно провести подготовительные работы, в результате которых снабдить все подразделения номенклатурами. Это зависит от распределения обязанностей в компании. При любом исходе, в кадровом отделе:

• обязана содержаться номенклатура дел на текущий год;

• по окончанию года необходимо оформить и сдать в архив итоговую запись к номенклатуре дел.

Используемая форма номенклатуры дел подразделения зафиксирована в приложении №2 к нормам, прописанным в приказе Росархива от 31.07.2023 №77 (далее – Правила №77). В этой форме нет особых изменений, в сравнении со старым приказом от 2015 года. А вот в форме итоговой записи изменения произошло и их предостаточно. Теперь она составляется по завершению года, в ней также ставится отметка о передаче данных в подразделение организации, отвечающее за хранение документации.

В обновленной итоговой форме необходимо отдельно указать количество дел в бумажном виде и отдельно количество дел в электронном формате. 1 единицей дела на бумаге принято считать 1 том с 250 листами и имеющий толщину до четырех сантиметров. Электронные документы, вне зависимости от объема, объединяются в одно дело, без каких-либо разделений. Получается, что количество единиц хранения каждого дела в электронном формате – “1”.

Составление сопровождающих документов при передаче дел в архив

Процедура передачи дел в архив компании сильно не изменилась, в отличие от сопровождающих документов. Согласно новым правилам, процесс передачи производится, учитывая следующие основные аспекты: