Изменение персональных данных сотрудника: необходимые кадровые документы
В статье представлена информация о перечне документов и отчетов, которые должен оформить отдел кадров после того, как сотрудник изменил свои персональные данные.
Нужно ли сотрудник сообщать об изменении личных данных
Часто у работников меняются личные данные. К примеру, сотрудница выходит замуж и берет фамилию супруга или сотрудник сменил имя, фамилию, место жительства. Таких примеров множество. Отдел кадров должен своевременно фиксировать все изменения данных и вносить их в документы.
Чтобы у сотрудников не было вопросов по поводу изменения личных данных, работодателю рекомендуется разработать и выдать работникам специальные инструкции. В которых будет указан алгоритм действий, выполняемых при смене паспорта или рождении ребенка.
Для своевременной актуализации данных о сотрудниках, стоит прописать в ПВТР пункт о том, что работники обязаны сообщать об изменениях их персональных данных. Ранее это требование прописывалось в Положении о перс. данных, но теперь в локальных актах не может быть разделов, ограничивающих права сотрудников, а также пунктов, включающих обязанности и полномочия, которые не прописаны в законодательстве.
Также в ПВТР стоит прописать сроки, в течение которых работники будут сообщать в кадровый отдел информацию об изменении личных данных. Наличие такого пункта в правилах не ухудшает положение работника и не противоречит законодательству. При этом лучше устанавливать разумные сроки. К примеру, работник должен написать заявление и предоставить новые документы в течение недели, с момента получения.
Внесение сведений об изменении личных данных в кадровые документы
В первую очередь, нужно запросить у сотрудника оригиналы документов и заявление. При смене личных данных, работник обязан предоставить подтверждающие документы. К ним относится: свидетельство о браке, копия паспорта, свидетельство об изменении имени и т.д.
Для внесения изменений в кадровые документы, нужно запросить у сотрудника подписать заявление о смене личных данных. По закону эта процедура не обязательна, но всегда лучше обезопасить себя, избегая спорных ситуаций.