Инструкция по заполнению листа-заверителя
Ежегодно абсолютно все компании обязаны предоставлять документы в архив. Для этого им следует подготовить саму документацию и заполнить лист-заверитель. Ниже будет подробно рассказано о том, как правильно его оформить. Мы приведем детальную инструкцию по заполнению листа-заверителя, а также разберем ряд моментов, которые могут вызвать у вас дополнительные вопросы и сложности.
Итак, лист заверитель — это специальный документ, в котором указаны сведения об особенностях содержания определенной документации, предназначенной для предоставления в архив. Прежде чем оформить данный документ, нужно пронумеровать каждую страницу материалов и сшить их вместе. Помните, лист-заверитель всегда заполняется отдельно от других документов. Его следует размещать в конце документации последним листом.
Лист-заверитель обязательно должен содержать:
информацию о количестве листов в документации;
номера с литерами;
пропущенные номера страниц (если таковы имеются).
Отметим, лист-заверитель не является аналогом внутренней описи. Её следует оформлять отдельно, указав финальное количество листов. Однако, в листе-заверителе нужно отметить факт наличия данной описи.
Что касается "особенностей и состоянии" дела, то в данном случае имеются в виду ситуации, когда предоставленная документация была написана неразборчиво или имеет какие-либо видимые повреждения (к примеру, порванный лист). Не стоит переживать, если вы подшили дело, но забыли оформить лист-заверитель. Просто вновь прошейте документацию, заполнив заверитель как последний лист дела.
Недопустимо предоставлять в архив материал, в котором лист-заверитель:
прикреплен на переднюю часть обложки дела;
прикреплен на оборотную сторону крайнего листа дела.
Если вы по определенным причинам не можете прикрепить заверитель к последней странице, вклейте его продольным краем (боковой поверхностью) к чистой стороне обложки.
Кем должен быть оформлен лист-заверитель?
Оформлять документацию, предназначенную для предоставления в архив, обязан работник, который вел её в период передачи. Однако, в некоторых компаниях может быть создано особое подразделение или нанят уполномоченный работник, в трудовые обязанности которого входит работа с архивом.