Архивация документов в 2024 году

Организация обязана хранить документы, которые связанны с их деятельностью, выполняя требования законодательства (Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ). Хранение и архивирование документов весьма скрупулёзная работа. С 17.09.2023 г. вступили в силу новые правила организации хранения, формирования, учета и использования архивных документов (приказ Росархива от 31.07.2023 г. № 77). Документ в организации становится архивным с 1 января, следующего за годом, в котором он был закончен. Архивный документ – это любой материальный носитель как бумажный, так и электронный, с ценной информацией и имеющий реквизиты.

Ценность документов

Важным критерием архивного документа является его ценность. Все документы в компании должны проходить экспертизу ценности информации. При экспертизе ценности документа используют комплекс критериев, таких как:

• содержание;

• происхождение;

• внешние особенности;

• пригодность для использования бумажных носителей и воспроизводимости для электронного и(или) аудиовизуального носителя.

Задачами экспертизы ценности документов являются:

• определение сроков хранения материалов;

• разработка номенклатуры дел в организации;

• отбор документов для передачи в архив;

• выявление документов с истекшими сроками хранения;

• составление проектов актов к уничтожению материалов, не подлежащих хранению.

 Экспертиза ценности документов в организации должна проводится:

• при формировании номенклатур дел в компании;

• при подготовке документации и электронных документов к передаче в архив;

• при подготовке к передаче материалов, в том числе электронных, на хранение в государственный архив;

• при подборе документов к уничтожению как в бумажной, так и электронной форме, не подлежащих хранению.

   

Экспертиза ценности должна проводиться над большим массивом документов в организации, поэтому процедуру сортировки и отбора целесообразно проводить в несколько этапов.

Этапы сортировки документов:

• отобрать материалы, срок хранения которых истек;