Архивация документов в 2024 году
Организация обязана хранить документы, которые связанны с их деятельностью, выполняя требования законодательства (Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ). Хранение и архивирование документов весьма скрупулёзная работа. С 17.09.2023 г. вступили в силу новые правила организации хранения, формирования, учета и использования архивных документов (приказ Росархива от 31.07.2023 г. № 77). Документ в организации становится архивным с 1 января, следующего за годом, в котором он был закончен. Архивный документ – это любой материальный носитель как бумажный, так и электронный, с ценной информацией и имеющий реквизиты.
Ценность документов
Важным критерием архивного документа является его ценность. Все документы в компании должны проходить экспертизу ценности информации. При экспертизе ценности документа используют комплекс критериев, таких как:
содержание;
происхождение;
внешние особенности;
пригодность для использования бумажных носителей и воспроизводимости для электронного и(или) аудиовизуального носителя.
Задачами экспертизы ценности документов являются:
определение сроков хранения материалов;
разработка номенклатуры дел в организации;
отбор документов для передачи в архив;
выявление документов с истекшими сроками хранения;
составление проектов актов к уничтожению материалов, не подлежащих хранению.
Экспертиза ценности документов в организации должна проводится:
при формировании номенклатур дел в компании;
при подготовке документации и электронных документов к передаче в архив;
при подготовке к передаче материалов, в том числе электронных, на хранение в государственный архив;
при подборе документов к уничтожению как в бумажной, так и электронной форме, не подлежащих хранению.
Экспертиза ценности должна проводиться над большим массивом документов в организации, поэтому процедуру сортировки и отбора целесообразно проводить в несколько этапов.
Этапы сортировки документов:
отобрать материалы, срок хранения которых истек;