Списание недостачи при инвентаризации

Инвентаризация, как важный инструмент контроля над материальными ценностями в организации, позволяет выявить возможные недостачи. Недостача возникает, когда фактическое количество материальных ценностей не соответствует данным в документах и учетных регистрах на определенную дату. В этой статье рассмотрим методику списания недостачи в бухгалтерском учете и шаги, которые следует предпринять при обнаружении таких расхождений.

Выявление недостачи на этапе инвентаризации

Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационными описями, а при обнаружении недостачи составляются следующие документы:

• сличительная ведомость: отражает различия между реальными и учетными данными;

• акт о расхождениях: фиксирует факт недостачи и причины её возникновения;

• протокол инвентаризационной комиссии: включает в себя решение комиссии по дальнейшим шагам;

• объяснительные от материально ответственных лиц: Сотрудники дают пояснения относительно обнаруженных расхождений.

Причины недостачи и их учет

Недостача может быть обусловлена различными факторами, такими как убыль в пределах норм, некомпетентность ответственных лиц, хищения, стихийные бедствия и другие форс-мажорные обстоятельства. Протокол инвентаризационной комиссии фиксирует причину, и бухгалтер проводит списание, руководствуясь этим документом.

Некомпетентность и порядок в документах

Некомпетентное заполнение документов, а также небрежное хранение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) могут быть причиной недостачи. В таких случаях важно предоставить ответственному лицу время для устранения ошибок в документах, пересчета ценностей и сравнения их с учетными данными.

Если, несмотря на предпринятые действия, недостающие ценности не обнаружены, организация переносит материальные потери на виновное лицо. Обычно это тот сотрудник, который подписал договор о материальной ответственности и не соблюдает его условия (например, кладовщик, продавец, кассир).

Хищения и правовые последствия

Если инвентаризация выявляет факт хищения материалов, дело обычно направляется в суд, и списание происходит в соответствии с его решением. Виновное лицо может быть обязано возместить ущерб, либо издержки могут быть покрыты фирмой, если виновное лицо не установлено судом.

В целом, эффективное списание недостачи требует не только бухгалтерской компетенции, но и внимательного контроля, анализа причин и принятия соответствующих мер для предотвращения подобных ситуаций в будущем. Регулярные инвентаризации и обучение персонала по правилам учета могут значительно снизить риск возникновения недостачи и обеспечить точность бухгалтерского учета.

Норма естественной убыли

Правильное применение норм естественной убыли при выявлении недостачи играет важную роль, так как оно влияет на решение вопроса об источнике погашения недостачи: из средств виновных лиц или за счет организации. Приказ №95 Минэкономразвития от 31/03/03 г. устанавливает общие правила определения таких норм. Он определяет естественную убыль как естественную потерю массы товарно-материальных ценностей при сохранении их потребительских свойств в пределах установленных нормативов. Согласно ст. 254 п. 7-2 НК РФ, порядок определения норм устанавливается на уровне правительства (пост. №814 от 12/11/02 г.). В постановлении говорится о том, что различные министерства и ведомства несут ответственность за разработку конкретных нормативов. Например, нормы потерь при перевозке алкоголя регулируются Постановлением Госснаба СССР от 18/12/87 г. №153, кондитерских товаров при хранении — приказом Минпромторга от 01/03/13 г. №252, комбикормов — приказами Минсельхоза от 06/04/07 г. №198 (хранение), Минсельхоза №569, Минтранса №164 от 19/11/07 г. (перевозка) и т.д.

Виновные лица

В случае выявления недостачи, важно правильно применить нормы естественной убыли, так как это влияет на решение вопроса об источнике погашения недостачи. Приказ №95 Минэкономразвития от 31/03/03 г. устанавливает общие правила определения норм естественной убыли, определяя их как потерю массы товарно-материальных ценностей при сохранении их потребительских свойств в пределах установленных нормативов. Согласно ст. 254 п. 7-2 НК РФ, порядок определения норм устанавливается на уровне правительства. Различные министерства и ведомства несут ответственность за разработку конкретных нормативов, регулирующих потери при перевозке алкоголя, хранении кондитерских товаров, комбикормов и т.д.

При привлечении к ответственности виновных за недостачу работников, необходимо учитывать наличие договора материальной ответственности и характер ответственности, прописанный в документе. Если договор не заключался, привлечение сотрудника к ответственности может быть проблематичным. Также важно учитывать особенности, описанные в ТК РФ, ст. 243-244, и возможность судебного разбирательства в случае несогласия работника погасить недостачу или увольнения. Руководитель всегда несет материальную ответственность полностью, независимо от заключения с ним договора материальной ответственности (ст. 277 ТК РФ).

Проводки

Счет 94, который относится к недостачам и потерям от порчи ценностей, не всегда используется напрямую. При плановой инвентаризации, если есть недостача, проводится запись на увеличение счета ценностей и уменьшение счета 94. При форс-мажорных обстоятельствах (пожары, стихийные бедствия) недостачу также относят на прибыли и убытки: увеличение счета ценностей и уменьшение счета 99.

 Если недостача выявлена при подсчете товаров от контрагентов, также используется запись на увеличение счета ценностей и уменьшение счета 94 (в пределах объемов, зафиксированных договором). Если объемы недостачи превышают предусмотренные договором, используется запись на увеличение счета ценностей и уменьшение счета 76.

По счету 76 открывается субсчет "Расчеты по претензиям". Недостачу фиксируют в зависимости от вида товарно-материальных ценностей. Обнаруженную недостачу основных средств фиксируют по остаточной стоимости, а амортизацию списывают отдельно.

Недостача в пределах норм естественной убыли не требует возмещения материально ответственными лицами. Она увеличивает себестоимость продукции. Недостача сверх норм убыли погашается из средств виновных работников. Если виновник не найден или имеется судебное решение в пользу материально ответственного лица о его невиновности, сверхнормативная недостача относится в счет прочих расходов фирмы.

Итоги

1. При инвентаризации недостача списывается в зависимости от ее причин.

2. Недостача в пределах норм естественной убыли и соблюдения условий договора между контрагентами учитывается на счете 94 и списывается в себестоимость продукции. Если недостаток материальных ценностей выше норм, потери фирмы компенсируются виновным сотрудником из его средств. Если виновник не найден или не определен судом, недостача списывается в прочие расходы.

3. Недостачи, образованные вследствие бедствий, природных катастроф, относятся на счет 99, а в ситуации, когда товар, полученный от контрагента, имеет недостачу, не предусмотренную договором, применяется счет 76, субсчет "Расчеты по претензиям".

4. Нормы естественной убыли устанавливаются отдельными документами министерств и применяются в зависимости от отрасли, сферы бизнеса, объекта инвентаризации членами инвентаризационной комиссии при расчете ущерба.

5. Привлечение к ответственности виновных лиц, если с ними не заключен договор материальной ответственности, весьма проблематично.

6. Руководитель всегда несет материальную ответственность перед фирмой, если с ним не заключен такой договор.