Сокращение затрат в офисе: как сэкономить без ущерба для бизнеса

В современном бизнес-мире, где каждая копейка имеет значение, сокращение затрат в офисе становится одним из ключевых факторов успешной деятельности компании. Оптимизация расходов может быть сложным балансом между уменьшением издержек и поддержанием эффективности бизнес-процессов. Однако, есть несколько стратегий, которые помогут сэкономить деньги без ущерба для бизнеса.

Оптимизация корпоративных расходов

Прежде всего, стоит внимательно изучить статьи расходов на офис и его повседневное использование: это позволит избежать излишних закупок канцелярских товаров или неиспользуемых рабочих мест.

Множество руководителей использует офис исключительно для бизнес-встреч и переговоров. Такие мероприятия могут осуществляться в коворкингах или ресторанах, которые подходят для этого. С целью экономии можно рассмотреть возможность аренды офиса с меньшей площадью или в другом районе, а также объединиться с партнёрами.

Необходимо провести аудит поставщиков. Условия договоров с некоторыми поставщиками могут быть невыгодны, в частности если ведётся работа с ними уже много лет и не происходит мониторинг изменений на рынке. Рекомендуется регулярно проводить анализ не реже, чем раз в 6 месяцев. При выборе нового поставщика следует не только учитывать рыночные условия, но и проверять информацию о них — для этого часто используются CRM-системы, которые собирают информацию о действующих компаниях.

Пересмотр использования ресурсов персонала

Для балансировки рабочей нагрузки команды рекомендуется внедрить цифровые решения. Одним из базовых инструментов является система управления бизнес-процессами, такая как CRM. Это поможет руководителю эффективнее контролировать объем задач и управлять менеджерами, а также позволит отслеживать индивидуальные успехи и общие результаты, включая продажи.

Иногда целесообразно пересмотреть необходимость штатных сотрудников. В период активного роста компании стоит оставлять внутри только специалистов по основной деятельности. Остальные задачи можно поручить внешним специалистам. Например, можно рассмотреть возможность аутсорсинга части функций. Часто компании сотрудничают с бухгалтерами и юристами по конкретным задачам, таким как ведение электронного документооборота, подготовка отчетов и предоставление финансовой отчетности.

При внедрении изменений важно сохранить эффективность работы. Рекомендуется внедрить систему мотивации на основе KPI. Суть ее заключается в том, что помимо базовой заработной платы у сотрудников есть возможность получать дополнительную часть зарплаты в зависимости от выполнения целей, бонусов и премий. Это позволит руководителю эффективнее распределять фонд оплаты труда.

Другим полезным инструментом являются планы продаж компании и личные планы сотрудников. К примеру, руководитель может назначать задачи управляющим, отслеживать их выполнение и контролировать затраченное время. Это даёт команде мотивацию проявлять инициативу, достигать целей и хороших результатов, а также позволяет наглядно отслеживать прогресс проектов.

Нужно организовать работу коллектива таким образом, чтобы сотрудникам было не только увлекательно, но и комфортно работать с помощью современных и эффективных цифровых инструментов.

Оптимизация операций

Идентифицируйте основные бизнес-процессы и рассмотрите возможности для их оптимизации через автоматизацию.

Это позволит сократить внутренние издержки, улучшить опыт клиентов и увеличить общий объем продаж компании. Среди доступных инструментов стоит выделить чат-боты, голосовые помощники и определённые CRM-системы, которые не только гибко подстраиваются под потребности бизнеса, но и не нуждаются в значительных затратах на привлечение программистов для настройки и обучения работников.

Возможно, стоит предложить сотрудникам заняться тестированием новых сервисов, например, предоставив доступ к программам на пробной основе, которые могут упростить их рабочие процессы. После внедрения можно оценить, какие изменения произошли в общей продуктивности.

Меньшая трата времени сотрудниками на рутинные задачи способствует их сосредоточению на выполнении стратегически важных задач для достижения общих целей организации.

Оптимизация налоговых обязательств

Опытный специалист по налогам способен уменьшить налоговую нагрузку компании, используя действующие законы. Здесь идёт не о применении сомнительных методов: часто предприниматели не знают, какой налоговый режим является наиболее выгодным для них, а также когда лучше всего выплачивать обязательные взносы.

Также важно проанализировать налоговые платежи. Бывает, что владельцы компаний не осведомлены о том, что суточные расходы во время командировок фактически не подлежат обложению налогами.

Чего стоит избегать

Мы перечислили четыре основных способа уменьшения издержек. Однако существуют и другие подходы, которые используют руководители, стремясь увеличить прибыль. Они сокращают расходы отдельных отделов или всей организации, но часто это приводит к противоположным результатам, чем ожидалось:

1. Бюджет на рекламу сокращается. Уменьшение маркетинговых затрат не всегда позволительно. Маркетинговая стратегия помогает организации получать ценные данные о нынешних клиентах и завлекать новых. Сокращение средств на продвижение может привести к уменьшению объема продаж. Разумнее сконцентрироваться на развитии эффективных рекламных каналов. Для принятия правильного решения полезно использовать инструменты аналитики, которые часто встроены в системы управления продажами и рекламы организации.

2. Ухудшение качества конечной продукции. Пытаясь экономить на производстве, зачастую мы ищем более дешёвые материалы. Это не лучшее решение: нынешние клиенты будут разочарованы качеством, а новых подобное оттолкнет. Лучше пересмотреть производственные и продажные процессы с учетом реального спроса. Есть технологии, которые помогают точнее планировать потребность в материалах и производстве, избегая излишних поставок в те регионы, где спрос низок и товар скапливается. Организации могут добиться экономии путём уменьшения отходов благодаря прогнозированию. Это также помогает выявить и впоследствии уменьшить производственные браки.

3. Уменьшение численности персонала. Массовые увольнения только подрывают дух коллектива и доверие к руководству. Нагрузка на оставшихся сотрудников возрастает, общий объём работы остаётся таким же, а качество страдает. Более эффективным будет взаимодействие с внешними специалистами или инвестирование в обучение персонала.

4. Уменьшение зарплаты. Будет ли руководитель работать на полную мощность, если его оплата снизится? Конечно же, нет. Уменьшение окладов сильно уменьшит мотивацию работников и приведёт к уходу ценных кадров. Введение премий за достижение KPI, например, планов продаж, приведёт к повышению единства и мотивации рабочего коллектива.