Смарт-контроль 2024: как перейти и что нужно делать?

В 2022 году российским Минфином был запущен проект электронного контроллинга для принятия управленческих решений, что также подразумевает учёт госфинансов. Подобный шаг оказался необходим с целью осуществления цифровизации учёта. Проект-новинка функционирует на основе ГИИС «Электронный бюджет». Это общая цифровая платформа, с которой легко работать онлайн.

Смарт-контроль: зачем он нужен?

Для контроллинга работы организации бюджетной сферы в 2023 были созданы типовые алгоритмы, необходимые для мониторинга и анализа отчётности. Их ввели на платформе «Электронный бюджет», расписав поэтапно цели нового проекта до 01.12.2027 включительно, а также его задачи.

Фактически, Смарт-контроль – оригинальный инновационный формат проверок, необходимый для контроля и грамотного расходования средств из госбюджета, проведения профилактических работ против хищений. Использовать Смарт-контроль очень просто онлайн: подобный режим позволит изучить учётные показатели любой организации за счёт общего информационного поля. Информация отображается в «Электронном бюджете», что облегчает работу учреждений и организаций, ведь контролёрам больше не потребуется предоставлять очередные дополнительные данные.

Одна из задач Смарт-контроля – своевременное обнаружение в операциях хозяйственного плана фин. рисков. Это превентивная мера, позволяющая воспрепятствовать нарушениям в сфере бюджета, финансов. Организовать подобный контроль побудило выявление уже состоявшихся нарушений в ходе классических инспекций уполномоченными физическими лицами. Ранее нарушениям нельзя было воспрепятствовать, теперь же Смарт-контроль продемонстрирует инспекторам фин. операции с потенциально высокими рисками, а также участки, где нужно срочно организовать проверку.

Смарт-контроль: кому он нужен?

У инновационной системы определен перечень пользователей, среди которых – следующие категории лиц:

• органы внешнего и внутреннего муниципального фин. контроля;

• внутренние аудиторские подразделения;

• организации, учреждения.

На сегодняшний день проект по контроллингу проходит тестирование: его функции тщательно проверяются. По прошествии времени к Смарт-контролю подключатся различные бюджетные организации всех государственных уровней.

Принципы работы Смарт-контроля

Какой функционал заложен в Смарт-контроль?

• онлайн доступ 24/7 к учётным данным;

• возможность мониторить процессы;

• вести диалог;

• производить цифровой обмен.

Бухгалтерский учёт отныне должен производиться в режиме реального времени. В систему инновационного контроллинга регулярно будут выгружаться большие объёмы данных, включая показатели бухучета.

Информация, предназначенная для проверяющих органов, автоматически отобразится в «Электронном бюджете». Каждый пользователь цифровизированной контролирующей системы сможет отследить прозрачность финансово-хозяйственной деятельности. Доступ будет у представителей инспекции, ревизоров, глав учреждений, бухгалтеров.

Методы контроля будут расширены в связи со стартом инновационного проекта. Перед проведением контроля ревизоры заберут интересующие данные из «Электронного бюджета». Подобный мониторинг дает почву для предварительной оценки последствий запланированных проверок.

Информация даёт возможность выявить признаки вероятных нарушений, после чего инспектор сформирует предупреждение и рекомендации относительно повышения эффективности работы организации по определённым пунктам.

Чтобы эффективно сверять информацию с помощью Смарт-контроля потребуется общий цифровой показатель учётных данных. Этот показатель необходим для оценки, исследований, сравнения и анализа полученных данных.

Электронный документооборот – первый шаг к оптимизации внутренних бизнес-процессов, подготовки к осуществлению SMART-контроля.

SMART-контроль: с чего начать?

Как подготовиться к новаторской форме контроля? Следует подчиниться такому алгоритму:

• использовать электронные документы с целью ведения учёта;

• отслеживать и своевременно списывать долги;

• уделять внимание инвентаризации.

Отражайте перечень обязательных реквизитов первички, своевременно проводите хоз. операции в учёте. Это позволит предоставить качественную информацию в ходе Смарт-контроля.

Применяйте унифицированные формы первичной электронной документации. Для этого уведомите работников организации об особенностях Смарт-контроля, онлайн проверок. Акцент сделайте на возможности инспекторов проверять необходимую информацию, используя «Электронный бюджет» без реального визита и установленного дня проверки.

Упорядочьте график обороты документации. Это должен быть реальный рабочий документ. Любая первичка должна создаваться и передаваться последовательно. Для этого стоит выбрать удобные даты составления и подписания ответственными сотрудниками.

Проверьте бухгалтерский функционал. Попросите сотрудников бухгалтерии расписать перечень своих обязанностей, выполняемых ежедневно. Это делается во избежание дублирование рабочих функций. Рационально распределите обязанности с учётом должностных инструкций.

Отслеживайте задолженность организации. Первейший повод для Смарт-проверки – наличие любой задолженности: дебиторской или кредиторской. Проведите анализ задолженностей, взыскивая или списывая их, исключая в отчётности долги.

Инвентаризируйте обязательства и активы. Уже в 2023 результаты инвентаризации подлежат контроллингу. Сверка учётных данных в период проверок осуществляется по новым электронным документам, подготовленным Министерством финансов.